Par où commencer?

Étape 1 : Déterminer si Team2Book est utile pour vous.

Team2Book peut être utile pour vous si :

1) Vous avez une équipe de travail (ou un groupe de personnes) qui comprend plus de personnes que de locaux disponibles. Beaucoup de ces personnes travaillent à temps partiel.

OU

2) Vous avez un groupe de personnes (que l’on appelle consommateurs) qui se partage un nombre limité de ressources (équipements de laboratoire, salles de réunion, locaux, terrains de soccer, appareils de tout genre, voitures, appareils informatiques, biens partagés de tout genre, etc.)

OU

3) Vous êtes à la recherche d’un outil logiciel de type calendrier collaboratif et vous souhaitez affecter des personnes sur des quarts de travail défavorables ou spécifiques (ex. : nuits, fins de semaine, quarts d’urgence pour une clinique médicale) en fonction des disponibilités des membres de l’équipe.

Étape 2 : Déterminer si les bénéfices de Team2Book peuvent être rentables pour votre petite ou moyenne entreprise.

Économie de temps

– Passez-vous un nombre d’heures important à attribuer les locaux aux membres de votre équipe?

– Devez-vous souvent mettre à jour ces attributions de locaux lorsqu’un changement survient (une absence imprévue, un ajout imprévu, un changement d’horaire, etc.)

– Devez-vous passer un temps précieux afin de demander à tous de vous fournir leurs disponibilités (ou non-disponibilités) pour le prochain mois? Devez-vous transmettre des rappels?

->  Faites le calcul. Quel est le coût de cette attribution manuelle?

Un horaire à portée de main et continuellement mis à jour

– Est-ce que les membres de votre équipe souhaiteraient pouvoir voir le local qui lui est attribué sur son mobile ou ordinateur?

– Est-ce que les membres de votre équipe souhaiteraient entrer leurs disponibilités (ou non-disponibilités) directement dans un horaire plutôt que de devoir vous transmettre un courriel?

– Aimeriez-vous que l’attribution des locaux se mette à jour régulièrement (présentement à toutes les 15 minutes).

– Est-ce que les membres de votre équipe souhaiteraient voir les disponibilités (ou non-disponibilités) de leurs collègues au moment d’entrer les leurs?

Éviter les erreurs

– Désirez-vous éviter qu’un local soit attribué à 2 professionnels au même moment?

Restez informé

– Recevez un courriel lorsqu’il n’y a plus de locaux disponibles (ou ressources disponibles) pour un membre de votre équipe.

– Recevez un courriel lorsqu’une contrainte n’est pas rencontrée. Par exemple : il n’y a pas 2 docteurs présents en tout temps ou il n’y a pas au moins 3 docteurs différents présents cette semaine.

Étape 3 : Déterminer le forfait Teamup et Team2Book dont vous avez besoin

Un abonnement séparé à Teamup est un prérequis afin de pouvoir utiliser Team2Book.

Voici un tableau résumé des forfaits de chacun des 2 produits.

Plans d’abonnement Teamup (visitez leur site Web https://teamup.com/pricing pour voir la liste complète des fonctionnalités et consulter leurs prix).

Nombre de sous-calendriers

Plans d’abonnement Team2Book (pour plus de détails : https://team2book.com/pricing)

Nombre de ressources à partager (locaux, équipement, etc.)

Il est facile pour vous de connaître le nombre de ressources à partager.

Voici une règle de pouce afin de déterminer le forfait dont vous aurez besoin.

Ajouter :

1) Nombre de membres de votre équipe +

2) Nombre de ressources à partager +

3) 1 calendrier pour indiquer les journées de fermeture de votre entreprise +

4) Optionnel : Nombre de personnes désirant relier leur calendrier de travail Teamup avec leur calendrier personnel (Gmail Calendar, Apple, Outlook, etc.) (fonction avancée). +

5) Optionnel (Forfait Premium ou Enterprise seulement) : 1 sous-calendrier pour assigner les événements défavorables (soir, fin de semaine, salle d’urgence, etc.).

Utilisez notre calculateur d’abonnements pour vous aider.

Étape 4 : Abonnez-vous d’abord à Teamup

Visite: https://www.teamup.com/pricing/

Étape 5: Abonnez-vous ensuite à Team2Book

Visitez: https://team2book.com/subscription/plans/?lang=fr

Étape 6 : Complétez l’assistant de configuration Team2Book

Une fois que vous vous êtes abonné à un abonnement Team2Book, accédez à notre espace membres pour terminer l’assistant de configuration Team2Book.

Vous aurez besoin d’un lien d’accès Teamup avec privilèges administrateur (obtenu à l’étape 4). Voir notre tutoriel vidéo pour vous aider.