Les calendriers partagés sont des outils essentiels pour les milieux de travail efficaces. Ils peuvent être utilisés dans diverses industries et pour de nombreuses fonctions. Ces outils permettent aux gestionnaires, aux professionnels et aux employés de gérer les exigences de disponibilités et de planification.
Lorsqu’elles sont utilisées de manière appropriée, ces solutions aide le flux de travail et améliorent l’efficacité globale du milieu de travail. De plus, les calendriers partagés peuvent être excellents pour la gestion des quarts de travail des professionnels et des employés.
Cet article décrit ce qu’est un calendrier partagé et plus précisément ce qu’est un calendrier de disponibilités partagé et les avantages qu’ils offrent. Nous avons répertorié et nous offrons une brève description de quelques-uns de ces calendriers.
Continuez à lire pour en savoir plus.
Qu’est-ce qu’un calendrier de disponibilités partagé
Un calendrier de disponibilité partagé est un outil utilisé par les individus et les organisations pour gérer et suivre la disponibilité des individus, des professionnels, des employés et des membres de l’équipe. Pour simplifier, un horaire de disponibilités typique indique quand une personne est disponible ou indisponible pour travailler.
Par conséquent, ces calendriers numériques sont idéaux pour attribuer des tâches, gérer des projets et coordonner des réunions. De plus, les meilleurs calendriers de disponibilité partagées soutiennent une gestion efficace des ressources (e.g. bureaux) et minimisent le risque de conflits.
Plus une organisation est grande, plus elle aura besoin d’un horaire de disponibilités partagés fonctionnel pour une gestion efficace de votre lieu de travail. De plus, les établissements de santé et autres institutions travaillant en équipe ont besoin de solutions de disponibilités robustes pour gérer leurs exigences complexes en matière de planification.
De nombreux professionnels et employeurs utilisent des outils tels que Microsoft Outlook et Google Calendar pour gérer la disponibilité. Cependant, un outil comme l’application de gestion des disponibilités Team2Book offre des solutions spécialisées pour les particuliers et les milieux de travail.
Avantages des calendriers de disponibilité partagés
Utiliser le bon outil de calendrier partagé offre plusieurs avantages pour les lieux de travail gérés par des individus ou des organisations. Voici quelques avantages à considérer.
Améliore la collaboration et la coordination
Connaître la disponibilité des employés et des professionnels en un seul clic facilite la collaboration sur les projets. De plus, cela aide les membres d’une même équipe à coordonner les activités dans un milieu de travail.
Améliore l’efficacité de la planification
L’adoption d’un horaire de partagé approprié permet une planification efficace entre les collègues. De plus, il aide les gestionnaires à assigner efficacement les tâches et à organiser des réunions.
Réduit les conflits de planification
Des conflits d’horaire surviennent régulièrement, surtout dans une grande organisation. Par conséquent, l’utilisation de la bonne solution de planification minimise les conflits en fournissant aux membres de l’équipe un aperçu transparent des horaires de chacun une semaine, un mois ou plusieurs mois à l’avance.
Facilite l’échange de quarts de travail
Les employés ou les professionnels qui travaillent en équipes peuvent utiliser un horaire de disponibilités approprié pour échanger des quarts de travail sans affecter la productivité. De plus, cet outil peut aider un administrateur à gérer et approuver les demandes d’échange de quarts de travail.
Améliore la gestion du temps
L’utilisation d’un système de planification automatisé élimine les goulots d’étranglement qui peuvent ralentir la vitesse d’exécution des tâches. De plus, cela donne à chaque professionnel une fenêtre sur les engagements et les disponibilités de ses collègues, ce qui facilite la priorisation des tâches et la gestion du temps.
Améliore la productivité
Avoir un horaire partagé fonctionnelles vous permet de rester coordonné lors de l’exécution des tâches. Par extension, cela améliore la productivité et mène à de meilleurs résultats.
Favorise la transparence
Un lieu de travail qui utilise un horaire pour la planification donne à ses employés un aperçu transparent de la répartition des équipes. Cela permet également de limiter le risque de partialité lors de l’attribution des quarts de travail par les gestionnaires.
Facilite le travail à distance
Les calendriers d’équipe partagés permettent une collaboration transparente entre les employés et les pigistes du monde entier, quel que soit le fuseau horaire. Ces outils soutiennent cela en permettant une communication efficace et une coordination des horaires.
Permet une planification flexible
L’utilisation d’un outil de planification permet de gérer les changements de dernière minute. Ainsi, les membres de l’équipe peuvent modifier leurs disponibilités et voir les mises à jour des collègues en temps réel.
Top 10 des calendriers partagés pour les équipes
Il existe plusieurs options de calendriers partagés que vous pouvez utiliser pour votre lieu de travail. Vous trouverez ci-dessous 10 principales solutions à considérer.
Teamup Calendar
Teamup Calendar permet de gérer et de coordonner les ressources, les événements et les calendriers. De plus, il est idéal pour différentes types et tailles d’équipe, car il facilite la personnalisation et le partage des horaires.
Team2Book
Team2Book est un compagnon spécialisé de Teamup (ou un module complémentaire de Teamup)* avec des fonctionnalités avancées supplémentaires, ce qui le rend idéal pour l’optimisation des ressources de bureau et la gestion des équipes. En particulier, cette solution optimise l’utilisation et la réservation des ressources (e.g. bureaux) en vous permettant d’attribuer des ressources ou des espaces de travail aux membres disponibles de l’équipe.
Google Calendar
Google Agenda est un outil de planification qui fonctionne mieux avec les outils Google Workspace et certaines applications tierces. Cette solution est utilisée autant par les particuliers que par les organisations pour gérer la disponibilité et la planification.
Outlook Calendar
Le calendrier Outlook fonctionne également mieux lorsqu’il est intégré aux applications de la suite Microsoft Office. Cependant, il offre une convivialité décente lorsqu’il est connecté à des applications tierces, ce qui le rend idéal pour les pigistes et les équipes.
Calendly
Calendly est un outil spécialisé pour organiser des réunions avec des clients et d’autres entités externes. Pour ce faire, il permet aux utilisateurs de partager leurs disponibilités tandis que d’autres choisissent des plages horaires pour les réunions ou les rendez-vous.
Doodle
Doodle utilise un système de sondage pour gérer la planification sur différents calendriers et fuseaux horaires. Cela facilite la façon dont les membres de l’équipe et les parties externes choisissent les événements ou les heures de réunion.
Hub Planner
Hub Planner offre une solution de planification visuelle pour suivre les projets, allouer les ressources et gérer les disponibilités. En tant que tel, cet outil offre des options de planification d’équipe, de suivi du temps et de gestion des ressources.
Acuity Scheduling
Acuity Scheduling fournit des formulaires de réservation et des rappels automatisés pour la gestion du calendrier et la planification des rendez-vous. Il améliore la productivité des équipes en permettant l’intégration avec des applications de calendrier tierces.
Float
Float est une solution qui permet une gestion visuelle des plannings. Il aide les lieux de travail à gérer leurs disponibilités facilement et en temps réel.
Shiftboard
Shiftboard est une solution de disponibilités basée sur les équipes. Il permet la planification, l’optimisation de l’espace de travail et la communication entre les membres de l’équipe.
Conclusion
Les calendriers partagés d’équipes sont des solutions de planification modernes qui aident les individus et les organisations à gérer efficacement la disponibilité et la planification. Ces outils améliorent la collaboration et la coordination, améliorent l’efficacité de la planification et réduisent les conflits de planification.
De plus, l’utilisation de ces solutions facilite l’échange de quarts de travail, améliore la gestion du temps et améliore la productivité au sein des organisations. Dans la plupart des cas, un horaire de disponibilités des équipes fonctionnelles favorise la transparence, facilite le travail à distance et permet une planification flexible.
Il existe de nombreux calendriers de disponibilité des équipes sur le marché. Cependant, l’application de gestion des disponibilité Team2Book offre aux utilisateurs toutes les fonctionnalités principales d’une solution de calendrier partagé avec des options avancées et optimisées pour l’allocation automatisée des ressources (bureaux) et l’attribution des quarts de travail.
* Avis
Teamup Solutions AG (producteur de Teamup Calendar) et 3ALogic Inc (producteur de Team2Book) ne sont pas affiliés. Ce sont 2 sociétés distinctes. Nous ne prétendons pas qu’il existe une recommandation de Teamup Solutions AG d’utiliser Team2Book.