Septembre 2024

Bienvenue à notre nouveau client !

Nous sommes très heureux de pouvoir accueillir le GMF Montcalm de Chicoutimi (une clinique d’environ 20 professionnels).

Comme vous le savez, avec une solution web comme Team2Book et nos séances de formations virtuelles, les distances ont beaucoup moins d’importance qu’avant.

Un médecin de cette clinique nous a trouvé simplement en effectuant des recherches ciblées sur Google.  Nos efforts référencement (SEO) et en publication de nouveaux contenus (billets de blogue, tutoriels, vidéos, etc) commencent à porter fruit !

L’écoute de nos vidéos de formations les ont convaincus des avantages de la production automatisée des horaires et de l’assignation des locaux et par conséquent, de nous contacter pour une démonstration.

Nous espérions que ce client sera avec nous pour longtemps !

Avez-vous remarqué davantage de messages d’avertissements?

En effet, depuis quelques semaines, Team2Book tente de vous aider davantage en détectant les erreurs de création d’événements suivants:

• Lorsqu’un consommateur avec un sous-calendrier de disponibilité de type Mixte indique une non-disponibilité et une valeur dans le champ « Ressource ».
• Lorsqu’un consommateur entre une disponibilité en ajoutant une valeur dans le champ « Réservé : Consommateur Assigné »
• Lorsqu’un consommateur entre une disponibilité en ajoutant une valeur dans le champ « Réservé : événement spécial »
• Lorsqu’un consommateur avec un sous-calendrier de type Non-disponibilités ajoute la valeur « Disponibilité » dans le champ Type d’événement.
• Lorsqu’un consommateur avec un sous-calendrier de type Disponibilités ajoute la valeur « Non-Disponibilité » dans le champ Type d’événement.
• Lorsque le type d’événement est Non-disponibilité et une valeur dans le champ « Ressource » pour les sous-calendriers de disponibilité d’équipe:
• Lorsqu’une valeur est entrée dans le champ « Cible d’événement » pour un événement spécial.
• Lorsqu’une valeur est entrée dans le champ « Consommateurs liés » pour un événement spécial.
• Lorsqu’une valeur « Non-disponibilité » est entrée dans le champ « Type d’événement » pour un événement spécial.

Tous les scénarios ci-dessus constituent des erreurs d’entrée lors de la création d’événements.  Parfois, les valeurs sont contradictoires.  Vous recevrez maintenant un courriel avec la liste des événements problématiques et le détail des champs avec une valeur qui sont ignorés par Team2Book.  Ces avertissements se retrouvent également dans la section « Planificateur de votre tableau de bord Team2Book. ».

Ceci vous aidera à :

1. Apprendre à réduire le nombre de valeurs à spécifier lors de la création de chaque événement.   Donc un gain de temps pour vous. 
2. Savoir comment Team2Book interprétera des valeurs contradictoires.

Nous avons activé ces nouveaux messages pour tous les gestionnaires d’équipe, mais nous vous invitons à les activer pour tous vos consommateurs.  Pour ce faire, rendez-vous dans la section « Notifications du Tableau de bord Team2Book. »

Pour chaque consommateur, activez :

1. Paramètres d’événement ignorés
2. Paramètres d’événement ignorés – Seulement le mien

Résultats?

• Chaque fois qu’un professionnel entrera un événement avec des valeurs en trop, il sera avisé par courriel.  En activant le paramètre « Seulement le mien », ils/elles ne recevront pas de notifications si des collègues entrent des événements erronés.
• Ils apprendront ainsi à mieux créer les événements et éviter des valeurs superflues.
• Vous n’aurez pas à corriger ces événements pour chaque professionnel.

1. Vous pouvez maintenant utiliser plus de 1 sous-calendrier pour vos événements spéciaux

Vous aimeriez peut-être pouvoir utiliser plus de 1 sous-calendrier pour vos événements spéciaux ?  Par exemple, un sous-calendrier pour les cliniques d’urgences et un autre, d’une autre couleur, pour les horaires du personnel administratif ?  C’est maintenant possible !

Pour ajouter plus d’un sous-calendrier pour vos événements spéciaux, rendez-vous à la section Sous-calendriers spéciaux à partir de « Tableau de bord – Paramètres – Sous-calendriers ».  Cliquez ensuite sur l’icône +.

Vous verrez alors apparaître un nouveau sous-calendrier spécial dans Teamup sous la catégorie « Gestionnaire – Spéciaux »

Si vous utilisez l’attribution automatique des événements spéciaux, vous pouvez maintenant indiquer quels types d’événements spéciaux attribués à chacun de vos sous-calendriers d’événements spéciaux.  « Tableau de bord – Événements spéciaux – Activer l’attribution automatique – Sous-calendrier spécial ».  

2. Vous pouvez maintenant utiliser plus de 1 sous-calendrier pour vos événements spéciaux non-attribués.

Certaines cliniques souhaitent afficher tous les événements spéciaux (ex. clinique de semi-urgences, soirs, fins de semaine) non-attribués afin de permettre aux professionnels de se porter volontaires.

Puisqu’il est maintenant possible d’avoir plus d’un sous-calendrier pour les événements spéciaux, nous avons pensé qu’il serait avantageux de permettre d’avoir plus de 1 sous-calendrier pour les événements spéciaux non-attribués.

Pour ajouter plus d’un sous-calendrier pour vos événements spéciaux, rendez-vous à la section Sous-calendriers des événements spéciaux non attribués à partir de « Tableau de bord – Paramètres – Sous-calendriers ».  Cliquez ensuite sur l’icône +.

Une fois que plus d’un sous-calendrier des événements spéciaux non attribués existe, vous verrez apparaître, un peu plus bas sur la même page, une nouvelle sous-section appelée Lier un sous-calendrier d’événements spéciaux à un sous-calendrier d’événements spéciaux non attribués.  Vous pourrez donc effectuer la correspondance et ainsi décider où seront affichés les événements spéciaux non attribués de chacun des sous-calendriers d’événements spéciaux.

Événements liés

Dans votre clinique, vous devez travailler en pair (ou en triple) ?  Par exemple, un médecin avec une infirmière ou un médecin avec un résident ?

Team2Book permet ceci ! Pour tout savoir, consulter notre tutoriel intitulé: « Événements liés ».  Voyez comment lier un événement à 2 consommateurs et soyez informés si l’un des 2 consommateurs n’est pas disponible.

La vie avant l’invention du téléphone

Dans ce billet, nous désirons attirer l’attention du lecteur sur le fait que la technologie est ici pour nous servir et nous aider dans notre quête vers une plus grande efficacité.

Bien sûr, vous pouvez continuer à produire vos horaires de manières manuelles sur un support papier ou à l’aide d’un tableur.  Par contre, pourquoi vous passer d’une technologie comme Team2Book qui est destinée à accélérer la production des horaires ?

Consultez l’article ici.

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Jonathan Guay, ing., M.Ing, DBA, PMP
Fondateur de Team2Book
Président de 3ALogic Inc.
support@team2book.com

Merci de continuez de parler de Team2Book à vos collègues d’autres cliniques.   Ceci nous aide à poursuivre l’amélioration du produit.