Tutoriel du module Gestionnaires d’équipe et Spectateurs

Introduction

Ce tutoriel vous fournira un aperçu de l’utilisation du module Gestionnaires d’équipe et spectateurs dans Team2Book. Vous apprendrez comment ajouter, modifier et supprimer des responsables, gérer les autorisations et afficher les informations des responsables. Vous apprendrez également à créer et à gérer des spectateurs, ainsi qu’à afficher des informations sur ces spectateurs. À la fin de ce tutoriel, vous devriez avoir une meilleure compréhension de l’utilisation du module Gestionnaire d’équipe et Spectateurs dans Team2Book.

Qui sont les gestionnaires d’équipe?

Un gestionnaire d’équipe dans Team2Book est un professionnel qui est responsable de la gestion des ressources et des consommateurs et de la production d’horaires pour une entreprise ou une organisation. Ils sont chargés de superviser l’allocation des ressources, telles que le bureau, l’équipement de laboratoire ou tout ce qui est nécessaire à la bonne gestion et à l’achèvement d’une tâche, afin de s’assurer qu’elles sont utilisées de la manière la plus efficace possible par tous les consommateurs.  Les gestionnaires d’équipe ont accès au tableau de bord de Team2Book et ont ont normalement accès en écriture à tous les sous-calendriers Teamup des consommateurs ainsi que l’accès en écriture à certains sous-calendrier de gestion.  Les gestionnaires d’équipe reçoivent généralement toutes les notifications transmises par Team2Book reliées aux problèmes d’assignation des ressources.

Voici comment accéder au menu Client Manager : 

1. Connectez-vous à votre compte Gestionnaire d’équipe de Team2Book 
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.

3. Sélectionnez Tableau de bord client dans le menu de l’espace membres
4. Cliquez sur Gestionnaires d’équipe sur le côté gauche du menu du tableau de bord client.

Il existe deux types d’utilisateurs en tant que gestionnaire dans Team2Book 

• Gestionnaire d’équipe principal 
• gestionnaire d’équipe

Gestionnaire d’équipe principal

Un compte gestionnaire d’équipe principal est créé par l’administrateur Team2Book. La principale différence entre un gestionnaire d’équipe principal et un gestionnaire d’équipe dans Team2Book est le niveau de privilège. Un gestionnaire d’équipe principal peut effacer un autre gestionnaire d’équipe dans le tableau de bord client. Lorsque vous vous connectez en tant que gestionnaire d’équipe principal dans Team2Book, vous disposez d’options supplémentaires Effacer toutes les données client dans le menu du tableau de bord client.

Si un gestionnaire d’équipe principal souhaite effacer toutes les données, il peut cliquer sur Effacer toutes les données du client, puis la requête de suppression apparaîtra.

Un gestionnaire d’équipe principal peut également supprimer/supprimer un gestionnaire d’équipe dans le tableau du gestionnaire d’équipe.

Le gestionnaire d’équipe principal peut également gérer l’abonnement. 

Une fois que le gestionnaire d’équipe principal vous a ajouté en tant que gestionnaire d’équipe à un à Team2Book, vous commencerez à gérer les données de l’équipe (préférences, consommateurs et ressources, etc.) dans Team2Book. 

Le gestionnaire d’équipe n’a pas le privilège d’effacer toutes les autres données du gestionnaire d’équipe dans le tableau de bord client

De plus, le gestionnaire d’équipe n’a pas le privilège de modifier ou de mettre à jour d’autres données du gestionnaire d’équipe dans le tableau du gestionnaire d’équipe.

Pourquoi est-il utile de nommer un second gestionnaire d’équipe pour assister le gestionnaire d’équipe principal ?

Nommer un deuxième gestionnaire d’équipe pour seconder le gestionnaire d’équipe principal est utile pour plusieurs raisons. Tout d’abord, avoir deux personnes gérant un compte offre également une redondance au cas où l’une d’entre elles serait indisponible ou incapable de gérer les données de l’équipe (préférences, consommateurs et ressources, etc.) dans Team2Book. Deuxièmement, le fait d’avoir deux personnes en charge du même compte garantit que l’attribution d’événements de consommation dans TeamUp est traitée en temps opportun.

La responsabilité d’un gestionnaire d’équipe Team2Book : 

• Gestion des données de l’équipe (préférences, consommateurs et ressources, etc.) dans Team2Book. 
• Vous pouvez créer/modifier les événements de disponibilités/non-disponibilités pour tous les consommateurs ainsi que créer les  événement spéciaux dans TeamUp.

Comment ajouter/modifier/supprimer un gestionnaire d’équipe

Ajout d’un gestionnaire d’équipe :

1. Connectez-vous au compte Team2Book de gestionnaire d’équipe principal et accédez au tableau de bord client. 
2. Cliquez sur l’onglet “Gestionnaires d’équipe”. 
3. Cliquez sur le bouton “Ajouter”.

4. Saisissez le nom, l’adresse courriel et toute autre information pertinente du gestionnaire d’équipe dans les champs appropriés.
5. Cliquez sur “Soumettre” pour ajouter le gestionnaire d’équipe au système.

6. Un nouveau gestionnaire d’équipe sera automatiquement ajouté au tableau des gestionnaires d’équipe.

Le gestionnaire d’équipe nouvellement ajouté recevra une notification par courriel avec un lien TeamUp et des informations d’identification pour gérer les événements des consommateurs et les événements spéciaux dans TeamUp.

Modification d’un gestionnaire d’équipe :

1. Connectez-vous au compte Team2Book de gestionnaire d’équipe principal et accédez au tableau de bord client. 
2. Cliquez sur le bouton “Mettre à jour”.

Un gestionnaire d’équipe peut également mettre à jour ses propres informations client.

3. Sélectionnez le gestionnaire d’équipe que vous souhaitez modifier dans la liste des gestionnaires existants et cliquez sur “Modifier” à côté de son nom.
4. Apportez les modifications souhaitées à leurs informations et cliquez sur “Soumettre” lorsque vous avez terminé de modifier les informations de leur profil.

5. Le système mettra automatiquement à jour les informations en conséquence.

Suppression d’un gestionnaire d’équipe :

1. Connectez-vous au compte Team2Book du gestionnaire d’équipe principal et accédez au tableau de bord client. 
2. Cliquez sur le bouton “Supprimer”. 
3. Sélectionnez le gestionnaire d’équipe que vous souhaitez supprimer de la liste des gestionnaires existants et cliquez sur « Supprimer » à côté de son nom.

4. puis confirmez votre choix lorsque vous y êtes invité en cliquant sur “Oui”

Qui sont les spectateurs ?

Les spectateurs sont des utilisateurs qui ont un accès en lecture seule aux sous-calendriers de  ressources dans Teamup. Ils peuvent afficher les sous-calendriers ou les événements de ressources, mais ils ne peuvent apporter aucune modification ni ajouter de contenu. Les spectateurs peuvent avoir accès à des sous-calendriers spécifiques ou à tous les sous-calendriers du système. Les spectateurs n’ont pas de calendriers de disponibilité/non-disponibilité comme les consommateurs. Ils ne sont pas des consommateurs pouvant se voir attribuer une ressource. 

Ex. Clinique médicale, les réceptionnistes sont des spectateurs afin d’indiquer aux consommateurs l’endroit où ils travaillent et diriger les patients vers le bon bureau.

Comment ajouter/modifier/supprimer un spectateur?

Ajout d’un spectateur :

1. Connectez-vous à Team2Book et accédez au tableau de bord du client. 
2. Accédez à l’onglet “Spectateurs” dans le menu du tableau de bord du client. 
3. Cliquez sur le bouton “Ajouter”.

4. Entrez le nom du spectateur, son adresse courriel et toute autre information pertinente.
5. Cliquez sur “Soumettre” pour ajouter le spectateur au système.

6. Un nouveau spectateur sera automatiquement ajouté au tableau des spectateurs.

Le spectateur nouvellement ajouté recevra une notification par courriel avec un lien d’accès TeamUp.  Ce lien lui permettra d’accéder à Teamup pour afficher l’attribution des ressources.

Les spectateurs n’auront accès qu’en lecture sous-calendrier de ressources et au sous-calendrier de fermeture de l’organisation.

L’icône « cadenas » devant le sous-calendrier signifie un accès « en lecture seule ».

Modification d’un spectateur :

1. Connectez-vous à Team2Book et accédez au tableau de bord du client. 
2. Accédez à l’onglet “spectateur” dans le menu du tableau de bord du client. 
3. Sélectionnez le spectateur que vous souhaitez modifier dans la liste des spectateurs affichés à l’écran.

4. Apportez les modifications nécessaires à leurs informations de profil et cliquez sur “Soumettre” lorsque vous avez terminé.

5. Le système mettra automatiquement à jour les informations en conséquence.

Suppression d’un spectateur :

1. Connectez-vous à Team2Book et accédez au tableau de bord du client. 
2. Allez dans l’onglet “Spectateurs” à partir du tableau de bord du client 
3. Sélectionnez la spectateur que vous souhaitez supprimer dans la liste des spectateurs affichées à l’écran.

4. Cliquez sur le bouton “Supprimer le spectateur” en bas de la page et confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité par la boîte de message du système

5. L’utilisateur spectateur sera automatiquement supprimé de la table des spectateurs.

Le tutoriel du module Client Managers and Viewers a fourni un aperçu complet des caractéristiques et fonctionnalités disponibles pour les clients de Team2Book. Grâce à ce tutoriel, le gestionnaire principal peut désormais facilement ajouter des assistants et leur fournir le bon niveau d’accès.