Les changements sont les seules choses inévitables dans la vie, peu importe comment vous essayez de l’éviter. Les individus, les organisations et les institutions doivent toujours être préparés aux changements, qui peut les affecter individuellement ou collectivement.
À plus grande échelle, le changement est inévitable et c’est la raison pour laquelle les entreprises prêtent attention à l’analyse et à la gestion des risques afin de minimiser les pertes et de maximiser les profits. De même, la nature dynamique du lieu de travail nécessite de gérer le temps, les horaires, les ressources du bureau, la répartition des responsabilités et l’organisation des quarts de travail du personnel.
De nombreux lieux de travail déploient des applications logicielles de planification automatique pour garantir une gestion efficace des changements dans les bureaux. Team2Book, un logiciel d’espace de travail partagé, est un exemple d’outil qui permet une gestion transparente de tous les aspects de planification d’un lieu de travail typique.
Cet article met en lumière la psychologie du changement, les habitudes et la manière dont les applications de planification automatique peuvent aider à minimiser la résistance au changement. Poursuivez la lecture pour en savoir plus.
Habitudes et psychologie du changement pour les organisations
Les individus et les organisations développent des processus et des procédures dans n’importe quel environnement de travail. De plus, la manière dont les activités sont gérées au sein d’un lieu de travail dépend des habitudes individuelles et collectives.
Les travailleurs et les professionnels doivent effectuer des tâches spécifiques et prendre des décisions quotidiennement dans n’importe quel bureau. Ces actions et jugements deviennent des habitudes, influençant le fonctionnement des individus et des organisations.
Au fil du temps, les habitudes s’institutionnalisent, qu’elles affectent positivement ou négativement un lieu de travail. À mesure que ces pratiques deviennent une seconde nature, les travailleurs et les professionnels seront instinctivement réticents à abandonner ces habitudes.
Par exemple, l’introduction d’un logiciel de planification automatique dans une entreprise peut initialement susciter de nombreuses réticences, en particulier de la part de certains employés, habitués à gérer leur calendrier dans un agenda physique.
Le changement reste une réalité inconfortable pour la plupart des travailleurs. Ainsi, les individus et les organisations qui refusent de s’adapter seront laissés pour compte par leurs pairs, ce qui entraînera davantage d’inefficacités et une baisse de la productivité globale.
Un changement qui implique l’introduction de Team2Book dans le cadre d’une organisation devrait offrir les avantages suivants.
Fournit une nouvelle approche
Le changement sur le lieu de travail peut contribuer à offrir une nouvelle façon de gérer le travail. Il permet aux individus et aux organisations de restructurer les processus et les procédures, conduisant ainsi à plus d’efficacité.
Par exemple, le logiciel de planification automatique Team2Book permet une administration efficace de la planification, y compris l’assignation des équipes.
Améliore l’accessibilité
L’adoption de Team2Book permet aux travailleurs et aux professionnels d’accéder au calendrier sur plusieurs appareils. De plus, il permet aux individus de saisir leurs disponibilités tout en tenant compte de l’horaire de leurs collègues.
Minimise les erreurs
Une transition d’un calendrier manuel vers un logiciel de planification automatique comme Team2Book minimise les erreurs dans l’attribution des équipes et la modification des disponibilités. Il permet aux administrateurs ou aux secrétaires de se soucier de tâches de bureau plus critiques plutôt que de travailler sur des tâches répétitives.
Réduit les coûts
Un lieu de travail avec des postes de travail limités peut optimiser l’attribution des bureaux aux travailleurs et aux professionnels. Cela peut retarder la nécessité d’un lieu de travail plus grand, ce qui permet de devoir payer pour un déménagement et l’achat ou la location d’un nouvel emplacement plus grand et plus coûteux.
Permet l’envoi de messages instantanément
Les travailleurs et les professionnels reçoivent des courriels instantanés chaque fois que des modifications sont apportées à l’horaire du bureau. Il donne au personnel la possibilité de modifier leurs disponibilités en fonction des autres modifications au calendrier d’équipe.
Prend en charge la planification d’horaires structurés
Basé sur des règles prédéterminées, un logiciel de planification automatique peut aider à créer un horaire de bureau efficace qui prend en compte les ressources et les préférences de chaque travailleur. De plus, cette solution prend en compte les congés des travailleurs ainsi que les autres contraintes de l’organisation.
Permet l’échange de quarts de travail
Team2Book permet aux travailleurs et aux professionnels de transférer et d’échanger des quarts de travail en toute transparence. Pour y parvenir, des demandes de transfert ou d’échange sont d’abord transmis aux collègues, puis approuver par l’administrateur.
Fournit des rapports et des statistiques
L’utilisation de cette application permet à un individu ou à une organisation d’accéder à des statistiques précieuses pour la planification future. Il fournit ces détails précieux grâce à sous forme de graphiques et données comptabilisées et toujours à jour.
Intégration du logiciel d’espace de travail partagé Team2Book
Intégrer Team2Book dans les opérations du bureau est un processus qui prend du temps. Ainsi, même une organisation très occupée doit dégager le temps nécessaire pour assurer une intégration fluide.
Dans la plupart des cas, une organisation qui augmente rapidement ses effectifs doit être disposée et prête à investir dans un logiciel de planification automatique qui optimise la planification et gère efficacement l’attribution des locaux et des équipes. De même, les gestionnaires d’équipe et autres travailleurs doivent déployer les efforts nécessaires pour comprendre comment utiliser efficacement Team2Book au sein de leur organisation.
Voici les étapes requises pour intégrer le logiciel d’espace de travail partagé Team2Book dans votre organisation.
Étape 1 : Convaincre les employés d’utiliser un nouveau logiciel d’espace de travail partagé
La première et la plus importante étape de l’intégration de Team2Book consiste à convaincre les professionnels en présentants les avantages d’utiliser cette solution. Pour y parvenir, vous souhaiterez inclure votre équipe dans la décision et le choix des configurations des préférences et des priorités car cela met en évidence l’ingéniosité d’utiliser cette application.
Pensez également à utiliser simultanément l’ancien et le nouveau processus de planification pendant au moins 3 mois. Cela devrait démontrer les avantages supérieurs de l’utilisation d’un logiciel de planification automatique pour gérer les activités de bureau, y compris l’attribution et la gestion des équipes. 3 mois est également le temps idéal pour que tout le personnel deviennent suffisamment confortable avec l’outil.
Étape 2 : accéder aux tutoriels et à l’assistance
Pendant les 3 mois d’intégration, vous souhaiterez que votre chef d’équipe accède au support pour mieux comprendre le fonctionnement de l’application. Encouragez les employés à consulter les tutoriels texte et vidéo de Team2Book qui sont faciles à comprendre..
Étape 3 : déploiement
Une fois que toute l’équipe est à l’aise avec le nouveau logiciel de planification automatique, vous pouvez arrêter d’utiliser l’ancienne méthode en toute confiance et profiter de toutes les fonctionnalités du logiciel d’espace de travail partagé Team2Book. Cela donne à votre organisation l’accès à plusieurs avantages, notamment la planification à distance et la gestion des équipes.
Conclusion
Il est essentiel de comprendre l’importance des habitudes et la psychologie du changement au travail pour réussir à apprivoiser les changements organisationnels lors de l’intégration de Team2Book. Une bonne compréhension des habitudes devrait vous aider à comprendre le changement et les avantages qu’il peut vous offrir au niveau individuel et au niveau de l’équipe.
Si vous décidez d’intégrer Team2Book, le logiciel d’espace de travail partagé, dans une organisation, vous devriez envisager de le faire par étapes. Pour y parvenir, vous devez convaincre vos collaborateurs de la nouvelle solution que vous proposez.
Ensuite, encouragez les travailleurs et les professionnels à accéder à des didacticiels et à l’assistance technique tout en utilisant les anciennes et les nouvelles solutions. Enfin, vous pourrez déployer complètement l’application Team2Book une fois que chaque travailleur ou professionnel sera à l’aise avec l’utilisation du logiciel.