L’intelligence artificielle (IA) est actuellement l’un des termes les plus utilisés. L’essor de ChatGPT et de technologies similaires a considérablement accru son utilisation dans divers aspects de la vie quotidienne.
Les cliniques et les professionnels de la santé ne sont donc pas en reste : divers logiciels d’IA sont utilisés pour synthétiser les consultations, prendre des rendez-vous et optimiser les flux de travail cliniques. Bien que ces avancées soient utiles, les il y a tout de même des limites à l’IA.
L’automatisation permet notamment de gérer plus efficacement les tâches prévisibles et répétitives basées sur des règles. Des outils comme l’application Team2Book sont donc particulièrement adaptés à la gestion des horaires et de l’allocation des locaux dans les cliniques et autres établissements de santé similaires. Cet article met donc en évidence le contraste entre l’automatisation et l’IA.
Il explique pourquoi l’application Team2Book est basée sur l’automatisation plutôt que sur l’IA. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
Qu’est-ce que l’IA ?
Comme son nom l’indique, l’intelligence artificielle (IA) désigne les systèmes qui imitent et se base sur l’intelligence humaine. Cette technologie accumule progressivement l’expérience et le comportement humains sous forme de données, ce qui améliore ses capacités au fil du temps.
L’IA est ainsi capable de prendre des décisions, de formuler des recommandations et de reconnaître des tendances à partir des informations stockées. Grâce à cette capacité, de nombreux établissements de santé au Québec utilisent l’IA pour l’aide à la décision, les répondeurs intelligents, les scribes et la synthèse des consultations.
Nombre de ces outils d’IA sont utiles car ils minimisent le travail manuel, comme la saisie de données. Malgré ces avantages, l’IA peut minimiser la visibilité décisionnelle pour les gestionnaires en introduisant de l’imprévisibilité.
Qu’est-ce que l’automatisation ?
L’automatisation est un processus qui utilise la logique et des directives prédéfinies pour réaliser des activités ou des tâches répétitives sans intervention manuelle. Ce concept existe depuis des années et permet à différents spécialistes institutionnels de se concentrer sur des aspects plus cruciaux de leur travail.
L’automatisation est largement utilisée dans l’industrie manufacturière. Par exemple, la plupart des usines automobiles utilisent cette technologie sous forme de bras robotisés pour l’assemblage de pièces automobiles.
L’automatisation est également utilisée dans le secteur de la santé et d’autres secteurs pour générer des rapports et envoyer des rappels de rendez-vous par courriel ou SMS. Compte tenu de ces avantages, les outils d’automatisation comme l’application de planification des disponibilités Team2Book sont parfaits pour les entreprises, les cliniques et autres établissements de santé.
Cet outil prend en compte les informations de planification existantes, les règles définies par l’établissement et les indisponibilités pour optimiser l’affectation des équipes et des bureaux.
IA vs Automatisation
Pour la plupart des non-techniciens, l’IA et l’automatisation peuvent sembler similaires. Cependant, ces outils sont différents et offrent des avantages parfois distincts.
Voici quelques différences clés entre l’IA et l’automatisation.
- L’IA utilise les informations existantes pour adapter et modifier les processus et les résultats, tandis que l’automatisation repose sur des règles prédéfinies.
- Les outils d’IA peuvent être imprévisibles et fournir des réponses parfois très diverses. L’automatisation est prévisible pour un ensemble de conditions spécifiques.
- Les outils d’IA sont souvent opaques, contrairement à l’automatisation, qui est simple à auditer et à expliquer.
- L’IA peut parfois être complexe, conduisant à des prises de décision non structurées, contrairement à l’automatisation, qui est répétitive et basée sur des règles.
Chacune de ces technologies peut améliorer l’efficacité d’un établissement de santé. Cependant, chaque outil est différent et offre des solutions variées aux utilisateurs.
Quand choisir l’automatisation ?
Le choix de l’automatisation dépend du type de tâches. L’automatisation est particulièrement adaptée aux tâches régies par des règles, cohérentes et répétitives. Voici des tâches spécifiques idéales pour des outils d’automatisation comme l’application de planification des disponibilités Team2Book :
- Attribution des quarts de travail et des salles de consultation aux professionnels ;
- Attribution des tâches aux individus en fonction de leur priorité et de leur disponibilité.
- L’outil Team2Book garantit à chaque professionnel le temps de repos minimum nécessaire avant son prochain quart de travail.
Il prend en compte les contraintes et les préférences lors de l’attribution des salles de travail. Il garantit également une attribution équitable des soirs et fins de semaine et évite que les professionnels se voient attribuer des quarts de travail consécutifs non désirés.
Bien qu’il soit possible d’utiliser l’IA pour de telles tâches, la possibilité d’introduire des biais dans le processus augmente. En particulier, les outils d’IA peuvent facilement mal interpréter les tendances et optimiser la prise de décision en s’appuyant sur l’efficacité statistique plutôt que sur les contraintes opérationnelles et l’équité.
Inconvénients de l’utilisation de l’IA pour la planification
Les outils d’IA restent opaques, ce qui limite la transparence dans la gestion des flux de travail et des ressources humaines. Voici quelques inconvénients de l’utilisation de l’IA pour la planification :
- L’IA peut proposer des rotations de postes incohérentes ou injustes, qui ne prennent pas en compte les facteurs humains essentiels.
- La prise de décision peut s’avérer complexe et entraîner une perte de temps.
- Les administrateurs et les gestionnaires ne comprennent pas toujours la logique des décisions et des recommandations.
À cause de ces inconvénients, les outils basés sur l’IA peuvent avoir tendance à attribuer plus de tâches aux professionnels performants et moins utiliser les professionnels moins efficaces. Ces solutions peuvent engendrer de l’insatisfaction, de l’épuisement professionnel et d’éventuelles violations des politiques des ressources humaines.
Exploiter l’automatisation grâce à Team2Book
L’application de planification des disponibilités Team2Book est optimisée pour les administrateurs, les gestionnaires et les coordinateurs d’horaires du secteur de la santé. Elle est idéale pour minimiser les tâches répétitives et avoir un contrôle accru sur tous les processus opérationnels.
Cet outil fonctionne comme suit :
- Il prend en compte les règles définies se basant sur la priorité d’attribution de local pour chaque professionnel, leurs disponibilités, leurs préférences, le type de bureaux, leurs assistants et leurs débits et leurs types d’activités.
- Cet outil utilise les données des 3 derniers mois pour optimiser la planification et l’allocation des locaux.
- Tous les résultats sont basés sur les paramètres et les données fournis par l’administrateur ou le responsable de la clinique.
- L’administrateur ou le responsable approuve l’allocation des équipes et des espaces de travail avant la production de l’horaire final.
De plus, Team2Book s’intègre parfaitement au logiciel de calendrier Teamup. Il permet aux administrateurs d’établissement de soins de santé de gagner un temps précieux en minimisant l’affectation de ressources humaines aux tâches répétitives.
Ainsi, l’application de planification des disponibilités Team2Book collecte les données selon des règles spécifiques et affiche les affectations des équipes et des bureaux via Teamup.
Conclusion
L’attrait et la puissance des outils d’IA incitent de nombreux Hôpitaux, GMF (Groupes de médecins de famille) et cliniques à les utiliser pour diverses tâches dans le secteur de la santé. Bien que ces solutions soient adaptées à la prise de notes et à la génération de synthèses, elles ne sont pas idéales pour l’attribution des quarts de travail et des espaces de bureau.
L’utilisation de modèles statistiques pour la prise de décision peut avoir tendance à négliger l’équité lors de l’attribution des salles et des quarts de travail. Pour éviter cela, les solutions d’automatisation sont particulièrement adaptées à la gestion des ressources humaines et la gestion des bureaux.
L’automatisation garantit transparence, fiabilité, prévisibilité et contrôle, permettant aux administrateurs de d’établissements de santé de gérer les ressources humaines et bureaux avec un minimum de biais. L’application de planification des disponibilités Team2Book, est optimisée pour la gestion des espaces de travail et l’attribution des quarts de travail défavorables, ce qui optimise le fonctionnement des organisations.