Le déménagement et l’optimisation des bureaux à l’aide d’un logiciel de gestion des disponibilités sont deux actions auxquelles vous devrez faire face si vous dirigez une entreprise prospère. À mesure que vos opérations se développent, vous devrez peut-être trouver un nouvel emplacement pour votre personnel.
De plus, l’expansion de votre entreprise nécessitera davantage de travailleurs. Lorsque cela se produit, vous devez choisir entre déménager dans un nouveau bâtiment ou optimiser votre espace de travail.
Par conséquent, cet article présente la relocalisation et l’optimisation des bureaux. Il mettra également en évidence les avantages et les inconvénients de chaque option.
Première option: déménager votre entreprise
Si vous décidez de déménager votre entreprise, plusieurs facteurs sont à considérer. Voyez les avantages et les inconvénients de ce déménagement.
Quels sont les avantages de la relocalisation de vos bureaux
Il existe plusieurs avantages associés à la délocalisation de l’environnement de travail. Par conséquent, vous devez prendre en compte les avantages suivants lors de l’évaluation de la relocalisation et de l’optimisation de vos bureaux.
Installations modernes
Comme moi, vous aimez probablement les endroits neufs. Un nouvel espace présente plusieurs avantages, notamment des installations modernes. Ces équipements peuvent inclure une technologie améliorée, une connectivité améliorée et des équipements de sécurité avancés.
De plus, de nombreux emplacements peuvent disposer d’espaces dédiés à l’exercice, aux pauses cafés, à la détente ou à la productivité silencieuse. Par conséquent, déménager votre espace de travail dans un bâtiment moderne peut améliorer l’environnement de travail et la productivité.
Meilleur emplacement
Au cours des premières années d’activité de votre entreprise, vous ne disposerez peut-être pas des fonds nécessaires pour situer votre environnement de travail au meilleur emplacement. Lorsque vous envisagez de déménager et d’optimiser vos bureaux, vous voudrez peut-être en profiter pour déménager dans un meilleur endroit, plus proche des clients et des travailleurs.
Cet emplacement peut minimiser la durée des déplacements et permettre l’accès aux commodités essentielles comme les magasins et les restaurants. Par conséquent, cela peut améliorer considérablement la productivité, les revenus, les relations clients et la satisfaction au travail.
Plus d’espaces de bureaux
À mesure que votre personnel s’accroît, vous devez disposer d’un espace adapté pour accueillir les employés. Par conséquent, déménager dans un espace de travail plus grand devrait accueillir plus de personnes, d’équipements et de meubles. De plus, cela devrait vous offrir plus d’espace de stockage.
Quels sont les inconvénients de déménager vos bureaux
Bien que la délocalisation semble être une excellente idée, elle présente certains inconvénients auxquels vous devez réfléchir.
Attrition du personnel
Lorsque vous déménagez dans une nouvelle région, tous vos employés ne seront peut-être pas satisfaits du changement. Une augmentation du temps de trajet peut susciter des appréhensions. Si vous n’y faite pas attention, l’attrition du personnel pourrait augmenter.
En particulier, ce problème peut devenir grave si vous disposez d’une culture d’entreprise de collégialité ou si du personnels clés proviennent tous d’un seul endroit. Quelques démissions de travailleurs décus peuvent conduire à des départs massifs. Par conséquent, vous devrez peut-être renoncer à un déménagement de votre entreprise pour conserver vos meilleurs employés.
Prend du temps
Déménager dans un nouveau bâtiment signifie que vous devrez peut-être emballer et déplacer des meubles, de l’équipement et d’autres articles essentiels d’un endroit à un autre. En général, ce processus est fastidieux et prend du temps. Par conséquent, déménager vers un nouvel emplacement peut faire perdre du temps et affecter négativement la productivité.
Coût de relocalisation
Déménager votre bureau d’un immeuble à un autre n’est pas gratuit. Outre le contrat de location, vous devez dépenser de l’argent pour déménager du mobilier et du matériel ainsi que pour les branchements de télécommunications et d’informatique.
De plus, vous devrez peut-être redécorer et réaménager l’espace en fonction de vos besoins. Par conséquent, vous ne devez déménager votre bureau que si l’analyse coûts-bénéfices favorise votre entreprise à long terme.
Perte de clients
Si vous avez des clients qui visitent régulièrement votre entreprise, vous risquez d’en perdre certains si vous vous éloignez trop de l’emplacement d’origine ou trop loin des services de proximités.
Deuxième option: optimisation de votre espace de travail
Si vous souhaitez conserver votre emplacement actuel, il peut être préférable d’optimiser vos bureaux. Ce processus peut impliquer le remodelage ou la rénovation de votre lieu de travail pour répondre aux nouvelles exigences ou normes. Vous pouvez peut-être réussir à installer plus de stations de travail dans le même espace. Cela peut également inclure l’optimisation de la planification de l’utilisation des bureaux en déterminant qui travaille, où et quand.
Selon le budget, la rénovation du lieu de travail peut aller de la peinture des murs à la refonte complète de l’aménagement. Cela peut également inclure le partage de bureaux parmi le personnel à temps partiel et la production d’horaire pour cette attribution.
Afin de pouvoir choisir entre le déménagement de vos bureaux ou l’optimisation, vous devez considérer les avantages et les inconvénients de l’optimisation et du réaménagement de vos espaces actuels.
Avantages de l’optimisation des bureaux
Il y a plusieurs avantages à optimiser votre environnement de travail. Voici certains avantages à considérer.
Réduction des perturbations et gain de temps
La plupart des rénovations peuvent se dérouler en douceur sans perturber vos opérations. Dans la plupart des cas, les heures supplémentaires ou le week-end sont idéales pour les travaux de peinture et le remplacement du mobilier.
Vous pouvez utiliser un logiciel comme Team2Book afin d’optimiser le partage de votre espace de travail. Ce logiciel offre même une planification automatisée tout en respectant les préférences et priorités et en évitant les doubles réservations.
Les jours où l’espace de bureau n’est pas suffisant, le gestionnaire d’application intervient en demandant à certains employés à temps partiel de travailler à des jours différents où les bureaux sont disponibles.
Grâce à cet outil, le responsable chargé de gérer les horaires gagne du temps et peut travailler sur des tâches plus essentielles. Ainsi, l’utilisation d’un logiciel de planification automatisé pour optimiser la planification est idéale pour des entreprises de professionnels travaillant souvent à temps partiels. Pensons, par exemples, aux cliniques médicales où les médecins partagent leurs bureaux avec les autres professionnels (psychologues, infirmières, nutritionnistes, etc.) lorsqu’ils sont de garde à l’hôpital.
Personnalisation
À mesure que votre entreprise évolue, vous souhaiterez peut-être apporter des modifications qui améliorent l’efficacité de l’espace de travail. Grâce à l’optimisation de l’environnement de travail, vous pouvez :
- Introduire de nouvelles partitions ;
- Ajouter de nouveaux postes de travail ;
- Améliorer l’éclairage et la ventilation ;
- Introduire de nouvelles unités ou départements.
De même, la personnalisation peut impliquer la consolidation des cubicules dans des espaces à air ouverte plus grands. Parfois quelques petits changements peuvent transformer votre espace de travail en un endroit plus dynamique et complètement différent.
Minimisation les coûts
Lorsqu’on envisage une relocalisation ou une optimisation des bureaux, la minimisation des coûts est un élément essentiel. L’optimisation du lieu de travail est souvent votre meilleure solution pour économiser de l’argent.
Cela vous permet d’améliorer l’environnement de travail sans vous ruiner. Ainsi vous pourrez utiliser ces ressources humaines et financières pour des aspects plus cruciaux à votre entreprise.
L’optimisation d’un bureau en déployant un logiciel d’attribution de bureaux peut permettre d’économiser plus d’argent que si vous entrepreniez des rénovations de vos lieux physiques. Par conséquent, l’utilisation d’une application de planification devrait vous permettre de libérer des ressources pour les aspects de votre entreprise qui nécessitent plus de fonds.
Inconvénients de l’optimisation du bureau
Si l’optimisation de l’espace de travail présente plusieurs avantages, elle présente également de certains inconvénients. Considérez les inconvénients suivants avant de vous lancer.
Installations obsolètes
Optimiser votre bureau signifie que vous devrez améliorer ce que vous avez. Cependant, vous risquez de vous retrouver avec des installations obsolètes. Ceci peut nuire à votre flux de travail et l’adoption de nouvelles stratégies de productivité.
Limites d’espace
Au-delà des installations vétustes, vous pourriez rencontrer des problèmes d’espace. Il y a des limites aux rénovations possibles dans un espace restreint.
Par conséquent, s’en tenir à l’emplacement actuel signifie que vous devrez peut-être limiter le nombre d’employés ou de professionnels que vous pouvez accueillir. Vous devez donc évaluer soigneusement vos options, surtout si vous disposez d’un effectif en expansion.
Restrictions de localisation
Parfois, l’emplacement actuel de votre entreprise constitue un inconvénient pour vous. Il pourrait être plus avantageux pour vos affaires d’être situé dans un autre secteur de la ville ou dans une autre ville. Dans de telles circonstances, optimiser votre bureau ne fonctionnera pas.
En conclusion
Le choix entre le déménagement de votre entreprise ou l’optimisation de vos bureaux nécessite une réflexion approfondie. En particulier, vous devez considérer les avantages et les inconvénients de chaque option.
En règle générale, le déménagement de bureaux peut offrir des installations modernes, un emplacement amélioré et un espace de travail plus grand. Néanmoins, vous devrez peut-être faire face à une attrition du personnel, à des pertes de temps et à des coûts de déménagement.
D’un autre côté, l’optimisation de l’espace de travail réduit les interruptions, permet des personnalisations et minimise les coûts. Cependant, vous devrez peut-être vous contenter d’installations vétustes, composer avec des contraintes d’espace et des restrictions d’emplacement.
C’est donc à vous de choisir entre le déménagement ou l’optimisation de vos bureaux. Lors de l’optimisation de votre espace de travail, Team2Book propose une application performante de planification des disponibilités. Il vous permet d’optimiser votre lieu de travail en attribuant des bureaux selon un calendrier partagé. Ce logiciel optimise votre flux de travail et vous tient au courant lors de problèmes d’attribution de vos espaces de travail.