Les feuilles de calcul ou tableurs sont des outils puissants pour diverses activités, notamment la gestion et l’optimisation des horaires. Cependant, ces solutions ne sont pas à la hauteur des applications de planification telles que Team2Book, qui offrent aux utilisateurs une approche complète de la gestion des horaires, des équipes et de l’espace de bureau.
De plus, l’application Team2Book gestion des disponibilités, offre aux utilisateurs une solution simple, mais flexible et évolutive. En effet, il offre des fonctionnalités et des options uniques aux professionnels et aux organisations du secteur de la santé, inégalées par les tableurs.
Continuez à lire cet article pour savoir pourquoi vous devriez choisir des solutions de planification plutôt qu’un tableur.
Comparaison des logiciels de planification avec les tableurs
Les tableurs comme Microsoft Excel et Google Sheets sont de puissantes applications polyvalentes essentielles à diverses activités, notamment la gestion de listes, l’exécution de calculs, la visualisation et le stockage de données. De plus, les feuilles de calcul peuvent aider une personne ou une organisation à gérer la planification.
Contrairement aux logiciels de planification, les feuilles de calcul ne peuvent pas automatiser ou optimiser la planification. Vous trouverez ci-dessous les raisons spécifiques pour lesquelles les individus ou les organisations devraient utiliser un logiciel de planification comme Team2Book plutôt que des tableurs.
Optimisation de l’allocation des ressources
Les applications de planification offrent aux utilisateurs un système centralisé pour une allocation efficace des ressources et une gestion des quarts de travail. Contrairement aux feuilles de calcul, ces solutions fournissent des données en temps réel sur la disponibilité de :
- Professionnels ;
- Employés
- Équipements;
- Espaces de bureaux ;
- Autres ressources essentielles.
Une solution de planification comme Team2Book fournit aux gestionnaires et aux adjoints administratifs toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées concernant l’attribution de bureaux, la gestion des quarts de travail, etc. En tant que tel, l’utilisation d’une application spécialisée maximise la productivité et l’efficacité.
De plus, la plupart des technologies de planification fournissent généralement des données historiques, simplifiant ainsi l’analyse des données et l’identification des tendances. L’utilisation efficace de ces fonctionnalités peut vous aider à mieux prévoir et allouer les ressources, en optimisant l’utilisation du personnel en minimisant les coûts opérationnels et les temps d’arrêt.
Gestion efficace du temps
La gestion de la planification, de la gestion des espaces de bureau et d’autres ressources de bureau avec des feuilles de calcul est une tâche manuelle. Cela peut être tout de même facile à gérer les petites équipes qui ont des besoins très limités.
Cependant, gérer les horaires et les disponibilités à l’aide d’une feuille de calcul devient fastidieux pour un professionnel engagé ou une moyenne ou grande organisation. En particulier, les adjoints administratifs, les secrétaires ou les gestionnaires perdront beaucoup de temps à organiser l’horaire du personnel et les quarts de travail défavorable.
D’autre part, les logiciels de planification guident l’attribution des quarts de travail et la gestion de la disponibilité grâce à l’automatisation. La mise en œuvre de cette stratégie améliore la gestion du temps et permet au personnel de se concentrer sur d’autres aspects essentiel de leur travail.
Pour y parvenir, une solution de planification spécialisée comme Team2Book tient compte de plusieurs exigences et contraintes lors de la gestion et de l’allocation des ressources. De plus, ces outils offrent une gestion efficace du temps en facilitant les modifications de planification provoquées par des imprévus et ce en temps réel.
Améliore la collaboration et la communication
Dans la plupart des cas, une application de planification fonctionnelle comprend des outils de communication tels que les notifications poussées, la messagerie instantanée, le courriel, etc. Grâce à ces fonctionnalités, les professionnels peuvent savoir instantanément quand les horaires changent, les quarts de travail varient ou quand les ressources du bureau deviennent disponibles.
De même, les options de messagerie permettent une communication directe entre les gestionnaires, les professionnels et les travailleurs. La disponibilité de ces options interactives assure un travail d’équipe et une collaboration rapide en diffusant des informations en temps réel.
Une application mobile d’accompagnement est souvent offerte avec le logiciel de planification. Cela permet aux membres de l’équipe d’accéder plus facilement à leur propre horaire et à celui de l’équipe.
Bien que les feuilles de calcul soient essentielles à la collaboration, ces outils n’ont pas de fonctions de messagerie intégrés à l’écosystème. Par conséquent, l’utilisation de cette option pour la disponibilité et la planification nécessite des options de communication externes pour une interaction en temps réel.
Améliore la transparence et la visibilité
La gestion d’un horaire de bureau pour des professionnels ou des employés en poste nécessite une contribution cohérente de la part d’un adjoint administratif lorsqu’elle est gérée sur une feuille de calcul. Ainsi, une affinité personnelle entre un gestionnaire et certains professionnels peut se traduire par des changements ou une allocation de ressources teintés de favoritisme.
Lorsque cette situation persiste, une partie de la main-d’œuvre peut se sentir à l’écart, ce qui réduit la productivité. L’utilisation de la bonne application de planification minimise le risque de biais, permettant une allocation objective des ressources et une gestion de la disponibilité.
De plus, l’utilisation d’une technologie appropriée offre aux professionnels et aux travailleurs une transparence et une visibilité claires sur les espaces de travail disponibles, les options d’échange de quarts de travail et d’autres ressources de bureau. En conséquence, les organisations qui utilisent l’application de planification de disponibilité Team2Book améliorent la satisfaction au travail de leur personnel. Team2Book est utilisé depuis plusieurs années entre autres par les cliniques médicales.
Réduit les conflits et les erreurs
Même les gestionnaires les plus efficaces font des erreurs, surtout lorsqu’ils s’y attendent le moins. Le fait de négliger les préférences, les disponibilités du personnel, les surallocations, les sous-allocations et les doubles réservations sont tous des problèmes courants associés à un horaire basé sur tableur.
Les erreurs persistantes dans une planification organisationnelle ont un impact sur les budgets et les délais. De plus, ça peut parfois mener à des conflits. L’utilisation d’une application de planification appropriée minimise l’apparition de ces erreurs, car ces outils utilisent des algorithmes avancés pour prendre des décisions éclairées et minimiser les conflits, menant à une productivité améliorée et à des opérations fluides.
Rapports et suivi en temps réel
Les feuilles de calcul sont optimisées pour la création de rapports et le suivi des données. Bien que ces outils puissent offrir ces fonctionnalités, ces informations sont rarement disponibles en temps réels. De plus, les adjoints administratifs peuvent avoir besoin de compétences avancées pour créer des rapports et suivre la planification à l’aide de Google Sheets ou de Microsoft Excel.
Cependant, l’utilisation de Team2Book ou d’une application similaire fournit des renseignements précieux, notamment des mesures de performance, l’utilisation des ressources, la répartition des quarts de travail, des rapports statistiques et la disponibilité globale du personnel. Grâce à ces renseignements, les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées concernant les inefficacités du lieu de travail et les goulots d’étranglement potentiels.
De même, l’utilisation d’outils spécialisés de planification vous offre des fonctionnalités de planification et d’évaluation, vous permettant de prendre des décisions éclairées susceptibles d’améliorer le flux de travail et la productivité en milieu de travail.
S’adapte aux changements de priorités
Lorsque les priorités changent, les applications de planification sont optimisées pour s’adapter aux changements rapides de paramètres. En tant que tel, un adjoint administratif peut facilement ajuster la disponibilité des travailleurs en fonction des circonstances sans affecter le flux de travail.
Effectuer les mêmes modifications sur des feuilles de calcul peut s’avérer impossible sur une courte période sans erreurs.
Audits et conformité
Les entreprises qui opèrent sous des exigences réglementaires strictes exigent des applications de planification pour assurer une bonne conformité. Compte tenu de la complexité des industries modernes, le maintien d’exigences précises peut s’avérer difficile lors de la gestion des horaires à l’aide de tableurs.
Grâce à des applications spécialisées, les organisations sont mieux en mesure de respecter les exigences réglementaires, qui peuvent inclure la réduction du personnel en service, la durée maximale des quarts de travail, les limites d’heures supplémentaires, etc.
En conclusion
Les tableurs offrent aux particuliers et aux organisations un large éventail de fonctionnalités et d’options pour gérer les activités quotidiennes. Cependant, ces outils ne parviennent pas à gérer la disponibilité et l’allocation des ressources de manière aussi efficace que les logiciels de planification.
L’utilisation d’une application de planification fonctionnelle comme Team2Book permet d’optimiser l’allocation des ressources et une gestion efficace du temps. De plus, il améliore la collaboration et la communication entre les professionnels, les employés et leurs gestionnaires.
Contrairement aux feuilles de calcul, les logiciels de planification améliorent la transparence et la visibilité en automatisant la plupart des aspects de l’allocation des ressources et de la gestion des disponibilités. De plus, ils évitent les conflits et erreurs de planification.
Une personne ou une institution qui utilise une solution de planification devrait trouver plus facile la création de rapports et le suivi en temps réel. De même, il s’adapte facilement aux changements de priorités.
Enfin, une organisation ou une entreprise soumise à des audits de conformité stricts pourrait bénéficier de données plus précises et des rapports statistiques.