La plupart des individus et des organisations sont naturellement réticents au changement, en particulier lorsqu’il nécessite une transition entre les anciennes et les nouvelles approches. Le changement apporte plusieurs avantages, notamment une croissance et une efficacité accrues au bureau. L’intégration d’un outil de planification automatisé dans votre flux de travail peut contribuer à optimiser vos opérations.
Les environnements de travail modernes nécessitent un certain degré d’automatisation de leurs activités quotidiennes, en particulier lors de la gestion de la planification des horaires et des espaces de travail. Par conséquent, l’intégration d’un outil comme l’application Team2Book, outil de gestion des disponibilités est essentielle pour optimiser les opérations, améliorer la productivité et faciliter la production des horaires de travail.
Il est nécessaire de choisir le bon moment pour investir dans des solutions de planification automatisées afin de ne pas brusquer l’équipe et pour ainsi améliorer les chances d’une intégration réussie.
Ce guide peut vous aider à identifier le meilleur moment pour automatiser la planification pour la plupart des lieux de travail. Il met également en évidence les ajustements organisationnels nécessaires pour s’adapter à la nouvelle solution.
Savoir quand utiliser un outil de planification automatisé.
Toute entreprise efficace doit comprendre quand elle a besoin d’une solution de planification avant d’investir. Dans la plupart des cas, certains indicateurs vous aident à décider du meilleur moment pour automatiser la façon dont vous gérer les horaires et les ressources de votre organisation.
Vous trouverez ci-dessous quelques indicateurs essentiels à surveiller.
Lorsqu’il y a plus de professionnels que de bureaux disponibles.
Vous pouvez envisager d’investir dans un outil comme Team2Book lorsque le nombre de professionnels dépassent le nombre de bureaux disponibles. L’intégration de cette solution vous permet d’optimiser la planification des espaces de travail, des horaires et de minimiser le risque de double réservation et d’autres conflits similaires.
Lorsqu’il est nécessaire d’optimiser l’utilisation de vos espaces de travail.
Vous devrez peut-être optimiser les espaces de votre bureau, surtout si vous occupez un petit espace de travail dans un emplacement immobilier bien situé et coûteux. Dans un tel scénario, une solution de planification appropriée vous aide à utiliser chaque pied carré, en accueillant tous les professionnels et membre du personnel sans compromettre la productivité.
Quand la planification prend du temps.
Lors de la création de votre entreprise, la gestion de votre calendrier ne vous prenait peut-être pas beaucoup de temps. À mesure que votre entreprise se développe, vous ou un assistant passerez beaucoup de temps à gérer les exigences de planification des horaires, l’attribution des locaux et les disponibilités de tous.
L’utilisation de l’application Team2Book devrait réduire le temps nécessaire à cette planification. Elle devrait également permettre aux professionnels de se concentrer sur des aspects plus cruciaux de votre entreprise au lieu de perdre du temps précieux à produire manuellement les horaires alors qu’une partie de ce travail pourrait être automatisé.
Quand il est difficile d’embaucher un coordonnateur des horaires.
Peu de personnes ont l’expérience nécessaire pour gérer efficacement les disponibilités et les horaires. Vous devrez les former sur mesure. De plus, il n’est pas toujours économique d’embaucher une personne dont la seule responsabilité est de gérer la planification alors que Team2Book peut effectuer la même tâche avec une supervision minimale.
Lorsque vous souhaitez retarder ou éliminer le besoin de déménager vers un lieu de travail plus vaste.
Vous devrez agrandir votre espace de bureau à mesure que votre entreprise se développe. Cependant, il n’est peut-être pas tout à fait judicieux d’un point de vue économique d’acheter ou de louer un espace plus grand.
L’utilisation d’un outil comme Team2Book peut vous aider à retarder ou à éviter la nécessité d’acheter ou de louer un espace de travail plus grand en optimisant votre espace de bureau actuel.
Lorsque vous avez besoin d’améliorer l’efficacité de vos opérations.
La gestion manuelle d’un calendrier d’équipe est difficile et parfois impossible, ce qui entraîne une baisse de la productivité. En revanche, l’utilisation d’une solution de planification automatisée améliore l’efficacité opérationnelle en permettant de modifier les disponibilités et les horaires en temps réel.
Lorsque vous avez besoin d’obtenir facilement des statistiques.
Il est difficile de prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise sans avoir toute les données pertinentes en main. Avec l’application Team2Book, vous devriez avoir accès à des rapports complets et utiles pour prendre ces décision. Par exemples, le taux d’utilisation de vos ressources, qui effectue le plus de quarts de travail défavorables, qui ou quel groupe utilise le plus les locaux, etc.
Surmonter la résistance au changement.
Vous devrez peut-être surmonter la résistance aux changements avant de pouvoir mettre en œuvre une nouvelle approche de planification dans votre organisation. Pour y parvenir, vous aurez besoin d’un niveau d’engagement minimal de la part de chaque membre de l’équipe, en particulier des acteurs clés.
En outre, vous devrez tenir compte du temps d’apprentissage initial, qui comprend les éléments suivants.
Nommer un coordonnateur de l’intégration de la nouvelle solution.
Lors de la sélection d’un coordinateur, assurez-vous de choisir quelqu’un qui comprend la planification et est à l’aise en informatique et qui est capable de diriger l’intégration de la nouvelle solution de planification. Trouvez également quelqu’un qui peut facilement interagir avec la direction et les employés réguliers.
Le bon candidat assurera une intégration réussie et fluide de Team2Book.
Formation du coordinateur
Le coordinateur en charge de l’administration de l’application Team2Book au besoin d’au moins 40 heures de formation et pratique sur une période de 3 mois pour maîtriser les détails de cette solution. Cela donne le temps nécessaire au coordonnateur pour acquérir les compétences nécessaires pour opérer et assister les autres membres de l’équipe.
La formation du personnel
Une fois que le coordinateur maîtrise bien l’outil, d’autres travailleurs et professionnels peuvent débuter son utilisation. Les besoins des autres membres de l’équipe sont moindre. Dans la plupart des cas, chaque membre du personnel aura besoin d’environ 30 minutes de formation pour utiliser l’application. Nous avons préparer une série de tutoriels vidéos pour former votre personnel.
Temps nécessaire pour une transition en douceur.
Prévoyez en moyenne 3 mois pour que tous devienne à l’aise avec la nouvelle solution. Oui, c’est un investissement de temps mais nous croyons que par la suite, vous consacrerez beaucoup moins de temps à la gestion des locaux, des disponibilités et des horaires. Vos opérations en seront améliorées.
Mise en œuvre de l’outil de planification automatisée Team2Book
Commencez la mise en œuvre de Team2Book une fois que votre coordinateur et vos employés ont terminé leur formation. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour assurer une phase de transition réussie.
- Une fois la formation terminée, commencez immédiatement à utiliser le logiciel. Cela vous aide à démarrer et élimine toute tendance à la procrastination.
- Fixez des objectifs de mise en œuvre clairs et réalisables. Pour y parvenir, commencez petit avec quelques professionnels et bureaux avant d’étendre à davantage d’employés.
- Assurez-vous que chaque membre de votre organisation a accès à Team2Book pour que vous puissiez commencer la mise en œuvre.
- Ne commencez pas l’intégration lorsque les employés et les professionnels sont occupés ou travaillent sur des projets complexes.
Assistance de Team2Book
L’application Team2Book vous offre un accès à une large gamme de services d’assistance. Parmi ces services, on trouve :
- Assistance par e-mail et par téléphone ;
- Tutoriel vidéo, tutoriel par texte ;
- Section des questions fréquentes (FAQ) ;
- Assistance Zoom ;Assistance en personne ;
- Sessions de formation ;
- Exercices.
Nous vous invitons à explorer ces options pour vous aider.
Conclusion
Connaître le meilleur moment pour investir dans un changement tel que l’adoption de l’outil de planification automatisé Team2Book peut améliorer considérablement les opérations globales de votre entreprise. Certains facteurs à prendre en compte avant d’intégrer cette solution incluent le nombre de professionnels, les bureaux disponibles, la gestion du temps et des ressources, la disponibilité d’un coordinateur de planification, etc.
Comme pour la plupart des lieux de travail, vous pouvez rencontrer une certaine résistance de la part des membres de votre équipe. Vous pouvez surmonter cette résistance en choisissant le bon coordinateur d’intégration, en formant le personnel et en prévoyant une période de transition suffisante avant la mise en œuvre complète.
De plus, le coordinateur d’intégration et le personnel peuvent accéder au support Team2Book via différents canaux, en fonction de leurs besoins et de leurs préférences.