Vous hésitez peut-être à utiliser un logiciel de planification pour les professionnels de la santé afin d’automatiser vos horaires ainsi que l’attribution des locaux ? En effet, si vous avez déjà un adjoint administratif ou une adjointe administrative pour votre équipe de travail, vous pouvez considérer cette personne est la mieux placée pour gérer le flux de travail.
Cependant, vous pourriez mieux utiliser l’expérience et les compétences de votre adjoint administratif pour lui attribuer des tâches plus essentielles. Investir dans une application de planification pour les professionnels de la santé comme Team2Book devrait vous aider à gérer les horaires du personnel, l’utilisation des bureaux, les échanges de quarts de travail, etc.
De plus, disposer de la bonne technologie pour accomplir la bonne tâche rend le rôle de votre assistant bénéfique pour votre entreprise. À ce titre, cet article devrait mettre en évidence les avantages de l’automatisation des horaires et de l’allocation des ressources dans votre établissement.
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Améliore le flux de travail et l’efficacité du personnel
Gérer un horaire de bureau peut être difficile, surtout si une organisation compte de nombreux employés et professionnels et manque d’espace de travail. Cela se complique lorsque les employés travaillent par quarts de travail.
La plupart des organisations s’attendent à ce que des adjoints administratifs gèrent leur horaire. Cependant, la gestion de ce travail répétitif n’est pas toujours idéale pour les humains. De plus, l’organisation manuelle d’exigences de planification complexes peut entraîner de multiples problèmes.
Lorsque vous automatisez vos horaires, vous optimisez automatiquement votre calendrier d’équipe et l’utilisation des bureaux. Cela améliore le flux de travail et l’efficacité en minimisant les conflits de planification.
En outre, la gestion d’une application de gestion des locaux robuste comme Team2Book permet aux assistants administratifs de gérer les bureaux et espaces de travail en fonction des politiques internes de planification.
Transforme le rôle de l’adjoint administratif
Vous vous demandez peut-être quoi faire de votre adjoint administratif lorsque vous automatisez vos horaires? Si vous investissez dans une application ou un logiciel de planification pour les professionnels de la santé, vous souhaiterez transformer le rôle de votre adjoint administratif. Vous pouvez y parvenir en lui confiant la gestion et la configuration des préférences de ressources et des priorités au lieu des tâches répétitives effectuées par un logiciel comme Team2Book.
Par conséquent, l’automatisation de la planification vous aide à :
- Contrôler efficacement l’utilisation des espaces de travail;
- Gérer les changements de quarts de travail ;
- Libèrer du temps de votre adjoint administratif pour lui confier d’autres tâches essentielles non liées à la planification ;
- Améliorer l’efficacité globale de l’établissement.
D’autre part, votre adjoint administratif peut se concentrer sur la résolution des conflits d’horaire en demandant par exemples aux professionnels d’échanger leur bureau au lieu de passer des semaines produire les horaires sur papier.
Élimine la double réservation
Les adjoints administratifs sont des êtres humains capables de faire des erreurs comme tout le monde. Par conséquent, même les adjoints les plus efficaces et les plus expérimentées ne peuvent pas toujours éviter les doubles réservations.
Cependant, l’utilisation d’une technologie de planification optimisée peut éliminer le problème de double réservation. Elle réduit les problèmes de planification qui peuvent entraîner l’insatisfaction des employés, des conflits opérationnels et une perte de productivité.
Par conséquent, investir dans le bon outil devrait réduire la probabilité de chevauchement des horaires en optimisant les réservations.
Automatise les rappels pour entrer les disponibilités
Lorsque vous automatisez vos horaires, l’application Team2Book vous envoie périodiquement des rappels appropriés en fonction de la configuration choisie. En particulier, l’utilisation de cette application garantit que les professionnels se souviennent de saisir leurs disponibilités ou leur non-disponibilités et de résoudre les conflits de disponibilité qu’ils ont saisis.
En cas de demande de d’échange de quarts de travail, cette application alerte le responsable de l’équipe de ces changements d’horaire. De même, elle informe l’adjoint administratif des changements de disponibilités de dernière minute qui peuvent affecter les rendez-vous du professionnel de la santé.
Gère la disponibilité des bureaux en temps réel
Pour automatiser efficacement vos horaires, vous devez gérer la disponibilité des bureaux en temps réel. En termes simples, l’utilisation d’une application comme Team2Book vous indique les espaces de bureau disponibles dès qu’ils deviennent vacants.
Cette option permet aux employés d’ajuster facilement leur horaire de travail. En particulier, cette fonctionnalité est cruciale lorsque vous gérez un espace de travail dynamique composé de différents travailleurs, employés et professionnels. De plus, elle aide votre adjoint administratif à redistribuer les bureaux demeurés vacants en temps réel.
Gère les besoins en personnel
Quelle que soit l’efficacité avec laquelle votre adjoint administratif gère la planification dans votre organisation, il lui est généralement difficile de gérer les besoins futurs en personnel. Cependant, l’utilisation du bon logiciel de planification pour les professionnels de la santé vous permet d’anticiper la main-d’œuvre dont vous pourriez avoir besoin au cours des mois à venir.
De plus, l’application analyse et identifie les jours ou le nombre d’employés ou de professionnels sont insuffisants pour vous assurer d’une couverture adéquate. À son tour, votre gestionnaire d’équipe utilise les informations pour prendre les dispositions nécessaires, garantissant ainsi les besoins en personnel requis pour les jours à venir.
Automatise la création de rapports
En automatisant vos horaires, vous pourriez avoir accès à la création de rapport mis à jour automatiquement. Le logiciel y parvient en calculant des statistiques en temps réel.
À partir des données, cette application peut générer automatiquement des informations et des rapports pour votre adjoint administratif, ce qui lui fait gagner du temps. Armé de ces détails, votre adjoint peut créer des résumés simples, mettant en évidence les informations critiques. Par extension, vous devriez avoir accès à des données crédibles nécessaires à l’allocation des ressources et à la prise de décision stratégique.
Réduit les coûts et fait gagner du temps grâce à un logiciel de planification pour les professionnels de la santé
L’embauche d’un adjoint administratif supplémentaire peut être coûteuse. Vous devriez donc envisager d’acheter une application de planification pour gérer les tâches de routine et permettre à votre administrateur actuel d’effectuer des tâches plus importantes qui ne peuvent pas être automatisées. Par conséquent, lorsque vous automatisez vos horaires, vous minimiser vos coûts tout en améliorant l’efficacité globale de l’équipe.
L’utilisation d’une application de planification appropriée vous fait épargner du temps et vous permet de gérer et d’allouer plus efficacement vos ressources limitées. Vous augmentez la productivité de votre équipe.
Minimise les biais
Les employés sont des êtres humains et peuvent avoir des préjugés. Vous devez naturellement vous attendre à ce que votre chef d’équipe ou votre adjoint administratif entretienne des relations avec les employés ou les professionnels de votre entreprise.
Ces relations peuvent donc influencer la manière dont ils gèrent ou répartissent les quarts de travail et les bureaux. Pour minimiser les biais, vous devrez utiliser un logiciel de planification fonctionnelle, qui utilise des données statistiques pour gérer les attributions et les quarts de travail défavorables.
De plus, ces outils peuvent également tenir compte des préférences individuelles et des disponibilités des professionnels.
Répond aux pénuries de personnel
Dans de nombreux pays, il peut être difficile de trouver du personnel qualifié en raison de la pénurie mondiale de personnel. Vous disposez peut-être d’un nombre limité de personnel administratif et de professionnels de la santé. Par conséquent, l’utilisation d’un logiciel comme Team2Book permet une gestion efficace des ressources humaines et matérielles.
Améliore la satisfaction au travail
Un adjoint administratif qui se livre à des activités routinières et répétitives peut ne pas aimer son travail. Cependant, lorsque les tâches de planification sont gérées par une application, votre assistant s’attardera plutôt à résoudre les problèmes, ce qui peut améliorer la satisfaction au travail.
Conclusion
Si vous automatisez vos horaires avec le logiciel de planification Team2Book pour les professionnels de la santé, vous aurez un impact positif sur le travail de votre adjoint administratif. Vous y parviendrez en améliorant le flux de travail et l’efficacité du personnel, ce qui permettra de réorienter le rôle de votre assistant vers des tâches plus cruciales.
De même, cette décision devrait éliminer les doubles réservations et automatiser les rappels et les alertes de disponibilité. Elle vous aide également à gérer efficacement les besoins en personnel, à automatiser les rapports, à minimiser les coûts et à épargner du temps.
L’utilisation de la technologie pour gérer les équipes et les bureaux sur le lieu de travail devrait minimiser les biais et soulager les pénuries de personnel. Enfin, elle devrait améliorer la satisfaction au travail de votre adjoint.