Attribution automatique des assistants

Description

Vous travaillez peut-être avec des assistants cliniques ou des infirmières auxiliaires? Souvent, le rôle de ces personnes est d’aider le médecin en les jumelant à leurs activités cliniques.

Team2Book peut maintenant vous proposer une attribution « automatique » et « équitable » de vos assistants cliniques. 

Vous pouvez également vérifier la distribution historique et à venir des infirmières auxiliaires via l’onglet « Assistants » de la section « Statistiques » de votre tableau de bord Team2Book.

Ce petit tutoriel vous montre comment utiliser cette fonction.

Pour activer l’attribution des assistants

1. Connectez-vous à votre tableau de bord Team2Book. 
2. Dans le menu de gauche, choisissez « Paramètres »

3. Dans la section « Paramètres », choisissez l’onglet « Consommateur » en haut de la page.

4. L’option « En Équipe avec » doit être activée.  Il s’agit d’un prérequis puisque la fonction d’attribution des assistants utilise ce champ.

5. Une fois « En équipe avec » activé, vous verrez apparaître plus bas l’option « Attribution d’assistant » que vous devrez activer.  (N’oubliez pas de sauvegarder).

Pour ajouter vos groupes d’assistants

Une fois la fonction « Attribution d’assistants » activée, une nouvelle section apparaît dans le menu de gauche : la section « Groupes d’assistants ».

Cette section vous permet de définir qui sont les assistants et qui sont les consommateurs assistés.  Vous pouvez également indiquer à quel moment de la semaine les assistants travaillent en pair avec les consommateurs assistés.

Voici comment ajouter un nouveau groupe d’assistants.

1. À partir du tableau des groupes d’assistants, cliquez sur le bouton « Ajouter ».

2. Vous pourrez ensuite indiquer :
   1. Les journées d’assistances
   2. Les heures d’assistances
   3. Les consommateurs assistés
   4. Le pourcentage désiré d’attribution des assistants.
      • Par défaut, une part d’assistants de 100% veut dire une part égale parmi tous les consommateurs assistés.
      • 200% veut dire que ce consommateur sera assisté 2 fois plus souvent qu’un consommateur qui a une part de 100%.
   5. Les assistants
   6. Le nombre de consommateurs que chaque assistant peut assister en même temps.

3. Soumettez votre groupe d’assistants.

Le tableau indique les groupes d’assistants existants.

Pour attribuer automatiquement vos assistants

Team2Book se fie à l’attribution des 3 derniers mois pour tenter d’attribuer de manière équitable vos assistants.

1. Rendez-vous à la section « planificateur » de votre tableau de bord Team2Book.

2. Choisir l’onglet « Attribuer assistants » qui apparaîtra maintenant (en haut de la page).

3. Choisissez la date de début et de fin de l’attribution.
4. Choisissez le ou les groupes d’assistants
5. Cliquez sur « Attribuer »

Team2Book procèdera comme suit :

• Pour chaque consommateur disponible devant être assisté au cours de la période choisie, Team2Book tentera de trouver un assistant disponible.
• Team2Book renseignera le champ « En équipe avec » de l’assistant durant la période d’assistance.
• Un tableau récapitulatif vous indiquera un sommaire des attributions.  Les attributions qui ont échoué (i.e. aucun assistant trouvé) seront également indiquées.
• À la prochaine exécution du planificateur, les attributions de ressources pour les assistants et les consommateurs assistés renseigneront le champ « En équipe avec ».

Notes importantes :

• Le consommateur assisté doit être disponible.
• L’assistant doit être disponible.
• Team2Book remplacera toutes les disponibilités existantes de la période assistée.  (Procédez avec précaution!).
• Team2Book séparera les disponibilités des assistants si cette disponibilité est supérieure à la période d’assistance.
  • Ex : Si un assistant est disponible toute la journée, mais qui doit assister le matin seulement.  Team2Book séparera la disponibilité de l’assistant pour créer 2 événements d’assistant.  1 événement le matin avec le champ « En équipe avec » renseigné.  1 événement l’après-midi sans que le champ « En équipe avec » soit renseigné. 
• Team2Book séparera les disponibilités des consommateurs assistés si cette disponibilité est supérieure à la période d’assistance.
  • De cette manière, le consommateur sait à quel moment, un assistant travaille avec lui et à quel moment, il travaille seul.
• L’attribution d’assistant fonctionne également pour les événements spéciaux.
• Un courriel sera transmis au gestionnaire d’équipe si Team2Book ne peut trouver aucun assistant disponible pour assister un consommateur.
• Pour le moment, il n’y aura pas d’erreur qui restera affichée à la section « Planificateur » de votre tableau de bord Team2Book.
• Si un assistant n’est que partiellement disponible, Team2Book attribuera cet assistant et l’indiquera sur le tableau récapulatif des attributions (Colonne de couverture avec les choix « complète » ou « partiel »).

L’événement de disponibilité de l’assistant est modifié pour y renseigner le champ « En équipe avec »

L’événement de ressource renseigne automatiquement le champ « En équipe avec » pour le consommateur assisté.

L’événement de ressource renseigne automatiquement le champ « En équipe avec » pour l’assistant.

Si le consommateur était disponible davantage que la période d’assistance, Team2Book créera un événement de disponibilité additionnelle pour le reste de la journée. 

L’événement de ressource résultant pour à l’extérieur de la période assistée.

Courriel transmis lorsque Team2Book n’a pas trouvé d’assistant disponible

Statistiques

Pour vérifier si les attributions d’assistants sont équitables, jetez un coup d’œil aux statistiques !

1. Rendez-vous à la section « Statistiques » de votre tableau de bord Team2Book.
2. Choisissez l’onglet « Assistants » en haut de la page.
3. Choisissez les paramètres désirés