Consommateurs et rôles des consommateurs

Ce module est le guide de l’utilisateur pour le rôle des consommateurs et les consommateurs. Afin de pouvoir attribuer une ressource à chaque consommateur, vous et Team2Book avez besoin de connaître les disponibilités de ces consommateurs. Grâce à ces modules, le gestionnaire de clientèle peut accéder plus facilement aux détails du consommateur et la gérer. Le planificateur Team2Book peut également planifier la ressource disponible pour le consommateur en fonction des informations fournies dans la disponibilité du consommateur. Ce module contient également des instructions étape par étape guidant les gestionnaires de l’équipe sur la façon d’utiliser ce module et plus encore. Un consommateur est souvent un membre de l’équipe, mais il peut s’agir de n’importe qui ou de n’importe quoi qui a besoin d’une ressource. Chaque consommateur recevra un calendrier Teamup où le consommateur pourra entrer sa disponibilité ou sa non-disponibilité. En fonction de ces disponibilités ou indisponibilités et en fonction des priorités et des préférences, Team2Book attribuera des ressources aux consommateurs disponibles.

En utilisant ce module, vous pourrez:

• Regrouper les consommateurs par rôles.
• Ajouter, mettre à jour et supprimer le rôle et les détails d’un consommateur.
• Modifier le nom des rôles et des abréviations.
• Définir les priorités et les préférences des consommateurs.

Rôle du consommateur

Introduction

L’objectif de module Rôle du consommateur est de regrouper et de catégoriser les consommateurs en fonction de vos besoins. Un rôle de consommateur particulier peut consister en zéro à plusieurs consommateurs. Un consommateur n’est pas obligé d’avoir un rôle. En tant que gestionnaire de clientèle, c’est à vous de décider comment catégoriser au mieux les consommateurs dont vous disposez, de déterminer les consommateurs supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin et de décider comment les consommateurs sont regroupés par rôle. Les rôles de consommateurs peuvent être basés sur la profession ou les responsabilités, ou de toute autre manière. Par exemple une clinique médicale peut avoir 4 rôles : docteurs, infirmières, professionnels de santé, secrétaires.

Voici comment accéder au menu Rôle consommateur:

1. Connectez-vous à votre compte de Team2Book en tant que gestionnaire de l’équipe
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l‘Espace Membres.

3. Cliquez sur Tableau de bord client dans la partie gauche du menu Tableau de bord client.

4. Cliquez sur Rôles des consommateurs. C’est là que vous examinez chaque rôle de consommateur dans le tableau des rôles de consommateur, visualisez son nom et son abréviation, et voyez le nombre de consommateurs dans chaque rôle de consommateur.

Les attributs

Les rôles de consommateur contiennent trois attributs. Nom, abréviation et nombre de consommateurs du rôle de consommateur.

Nom

Le nom est le champ obligatoire dans le tableau de bord du rôle du consommateur. Vous pouvez attribuer n’importe quel nom à votre groupe de consommateurs. Le (Nécessaire) devant le Nom indique que vous devez spécifier un nom pour votre groupe de consommateurs. Le nom proviendra des professions des membres de votre équipe de consommateurs, des lieux où ils se trouvent, de leur fonction, de leur position, etc.

Abréviation

L‘abréviation est un champ obligatoire dans le tableau de bord du rôle du consommateur. Vous pouvez attribuer n’importe quelle lettre à votre groupe de consommateurs. Le (Nécessaire) devant l’abréviation indique que vous devez spécifier une lettre à votre rôle de consommateurs.

Dans le calendrier Teamup, nous utilisons des abréviations dans le titre de l’événement d’une ressource. Ici, par exemple, le consommateur S. Brown a attribué un rôle de consommateur en tant que docteur, et abrégé Dr.

Validation

La longueur d’un nom de rôle consommateur doit être d’au moins 3, et la longueur d’une abréviation de rôle consommateur doit être comprise entre 2 et 5. En cliquant sur le bouton Soumettre, un message de validation apparaît. Par exemple, disons que le nom du rôle de consommateur est “La” et que l’abréviation du rôle de consommateur est “L”.

Après avoir cliqué sur le bouton Soumettre, un message de validation apparaît indiquant qu’il y a eu un problème avec votre soumission. Veuillez vérifier les champs ci-dessous.

Pour répondre à l’exigence, la longueur d’un nom de rôle de consommateur doit être d’au moins 3, et la longueur d’une abréviation de rôle de consommateur doit être comprise entre 2 et 5.

Nombre de consommateurs

Le nombre de consommateurs indique le nombre de consommateurs présents dans un groupe de rôles de consommateurs. Par exemple, dans la figure ci-dessous, le rôle de consommateur nommé Docteur a 4 consommateurs et le rôle de consommateur Infirmière en a 2.

Hiérarchie du calendrier Teamup

Dans le calendrier Teamup, les sous-calendriers sont regroupés par rôle de consommateur. La hiérarchie est Consommateur -> Rôle du consommateur -> Type de calendrier -> consommateur. Ici, par exemple, les consommateurs sont regroupés d’abord en tant que docteurs, ensuite le type de calendrier du consommateur disponibilité/non-disponibilité et finalement le nom de chaque consommateur.

Dans le calendrier Teamup, les consommateurs auxquels aucun rôle de consommateur spécifique n’a été attribué sont regroupés sous un rôle de consommateur par défaut nommé Autres.

Statistiques

Un rôle de consommateur est également un filtre dans le module de statistiques qui vous permet de filtrer les données statistiques de disponibilité des consommateurs en fonction du rôle des consommateurs.

Opérations

Dans le tableau des rôles de consommateur, en tant que gestionnaire de l’équipe, vous pouvez ajouter, mettre à jour et supprimer un rôle de consommateur.

Ajout d’un rôle de consommateur

Étapes pour ajouter un rôle de consommateur:

1. Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau dans le rôle de consommateur du tableau de bord client.

2. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter nouveau, une nouvelle page Ajouter un rôle de consommateur s’affiche.

Si vous n’avez aucun rôle de consommateur à ajouter dans le tableau des rôles de consommateur, vous pouvez cliquer sur le bouton Retour au tableau de bord à tout moment pour revenir au tableau des rôles de consommateur.

3. Selon votre rôle de consommateur, vous pouvez spécifier un nom et une abréviation uniques. Le nom et les abréviations doivent être uniques et n’existent pas pour d’autres rôles de consommateur. Ici, le nom et l’abréviation sont des champs obligatoires. Disons que nous voulons ajouter le rôle Consommateur Sectreatry (Secrétaires) dans notre table de rôle consommateur. Ici, le rôle du consommateur est nommé Secrétaire et nous avons abrégé le rôle du consommateur en Sec.

4. Après vous être assuré que nous avons spécifié le nom et l’abréviation requis pour le rôle de consommateur, cliquez sur le bouton Soumettre.

5. Le système vous ramènera à la table des rôles de consommateur et vous obtiendrez votre rôle de consommateur nouvellement ajouté avec un message Nouveau rôle de consommateur ajouté avec succès.

Mettre à jour un rôle de consommateur

Étapes pour mettre à jour un rôle de consommateur :

1. Sélectionnez le rôle de consommateur que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur le bouton modifier/mettre à jour. Lorsque vous passez la souris sur l’extrémité droite du rôle de consommateur sélectionné et que le curseur se trouve sur le bouton d’édition/mise à jour, les informations de mise à jour s’affichent.

2. Une nouvelle page apparaîtra après avoir cliqué sur le bouton Mettre à jour.

3. Vous pouvez modifier ou mettre à jour le nom de votre rôle de consommateur et l’abréviation de votre rôle de consommateur en fonction de vos besoins.

4. Après avoir modifié ou mis à jour vos informations de nom et d’abréviation du rôle de consommateur, cliquez sur Soumettre.

5. Le système vous ramènera à la table des rôles de consommateur et vous obtiendrez un rôle de consommateur mis à jour avec un message Rôle de consommateur mis à jour avec succès.

Retrait/suppression d’un rôle de consommateur

Étapes pour supprimer ou supprimer un rôle de consommateur:

1. Sélectionnez le rôle de consommateur que vous souhaitez supprimer ou supprimer dans le tableau des rôles de consommateur et cliquez sur le bouton Supprimer. Lorsque vous passez la souris sur l’extrémité droite du rôle de consommateur sélectionné et que le curseur se trouve sur le bouton supprimer, les informations de suppression s’affichent. Par exemple, supposons que nous voulions supprimer ou supprimer le rôle de consommateur de cinquième ligne dans la table des rôles de consommateur.

2. Après avoir cliqué sur le bouton supprimer / supprimer, une nouvelle fenêtre contextuelle apparaîtra.

3. Si vous êtes sûr de supprimer le rôle de consommateur sélectionné, vous pouvez cliquer sur le bouton Oui. Si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez annuler en cliquant sur le bouton X dans la nouvelle fenêtre contextuelle et vous reviendrez à votre tableau de rôles de consommateur.

4. Lorsque vous cliquez sur le bouton Oui, le système supprime automatiquement le rôle de consommateur dans la table des rôles de consommateur.

5. Vous reviendrez à la table des rôles de consommateur avec un message Rôle de consommateur supprimé avec succès.

Tous les consommateurs sous le rôle de consommateur supprimé se verront affectés au rôle Autres consommateurs.

Consommateurs

Introduction

L’objectif principal d’une entité consommateur est de gérer un consommateur et d’ajouter, modifier ou mettre à jour, et supprimer un consommateur. Un consommateur est tout individu qui utilise ou utilise une ressource, et toute personne qui souhaite se voir attribuer une ressource disponible spécifique. Il peut s’agir de membres du personnel, d’individus ou d’employés d’une organisation. Par exemple. Les employés aiment les professionnels de la santé dans une clinique qui doit utiliser des bureaux, ce qui est une ressource.

Voici comment accéder au menu Consommateurs:

1. Connectez-vous à votre compte Team2Book
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.

3. Cliquez sur Consommateurs dans la partie gauche du menu Tableau de bord client.

Les attributs

Une entité de ressource possède les attributs suivants:

• Nom
• Nom d’utilisateur
• E-mail
• Mot de passe pour protéger le lien du calendrier
• Rôle du consommateur, priorité
• Ressource réservée
• Préférence de ressource
• Fractionnement d’événement
• Affectation d’événement spécial
• Type de calendrier
• Couleur du calendrier
• Calendrier de travail
• Autorisations de sous-calendrier
• Message de bienvenue et notification par courriel.

Dans cette section, les entités Consommateurs sont représentées.

Nom

Le nom est un champ obligatoire dans l’attribut consommateur. Vous pouvez attribuer n’importe quel nom à chaque consommateur, et il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un nom unique ici. Si vous avez deux ou plusieurs consommateurs avec des noms similaires, vous pouvez attribuer un nom similaire à votre consommateur comme vous le souhaitez, mais il doit contenir le prénom et le nom d’un consommateur.

Nom d’utilisateur

Le nom d’utilisateur est également un champ obligatoire dans l’entité consommateur. Il devrait être unique.

Par défaut, le système remplit automatiquement en prenant la première lettre de votre prénom de consommateur et le nom complet de votre nom de consommateur avec un point entre. En tant que gestionnaire de l’équipe, vous avez le privilège de remplacer le nom d’utilisateur par défaut selon vos besoins. Par exemple, si nous spécifions le prénom de notre client Messi, et son nom de famille Alemayehu, notre système remplit automatiquement le nom d’utilisateur avec M. Alemayehu.

Validation

Comme nous l’avons noté précédemment, le nom d’utilisateur doit être unique, si nous attribuons un nom d’utilisateur utilisé par d’autres consommateurs, un message d’erreur est affiché.

Courriel

Le champ courriel est un champ obligatoire dans l’entité consommateur. Il doit être unique tout comme un nom d’utilisateur. Il n’y a pas de remplissage automatique dans le champ courriel, le gestionnaire de l’équipe peut spécifier n’importe quel courriel unique à son consommateur.

Validation 

Un message d’erreur est retourné si le courriel entré n’est pas unique.

Mot de passe pour protéger le lien du calendrier

Team2Book crée un lien d’accès Teamup Calendar (lien calendrier) pour chaque consommateur. En activant cette fonctionnalité, vous pouvez protéger le lien d’accès du calendrier à l’aide d’un mot de passe.

Lorsque vous désactivez le lien de protection par mot de passe, le lien d’accès de calendrier peut être sans protection et toute personne disposant du lien peut accéder au calendrier de ce consommateur.

Vous pouvez l’activer pour créer un lien d’accès de calendrier protégé par mot de passe pour ce consommateur. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, il vous sera demandé de saisir un mot de passe.

Validation 

Lorsque vous définissez un mot de passe pour protéger un lien de calendrier, le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères, au moins une lettre et un chiffre.

Rôle du consommateur

Le rôle de consommateur est un groupe de consommateurs assignés à un rôle sur la base du besoin d’un client.  Chaque consommateur doit se voir attribuer un rôle. Un consommateur ne peut avoir qu’un seul rôle. Vous pouvez sélectionner n’importe quel rôle de consommateur à attribuer à votre consommateur.  Par défaut, le système sélectionne le rôle de consommateur Autres.

Priorité

Le planificateur attribue les ressources disponibles en fonction de la priorité et des préférences du consommateur. L’attribut priorité est nombre compris entre 1 et 10. Lorsque la priorité est de 1, cela signifie que le consommateur a une priorité élevée et une ressource lui est réservée. Lorsque la priorité est comprise entre 2 et 10, cela signifie que le consommateur n’a la priorité absolue sur aucune ressource (c’est-à-dire aucune ressource réservée). Le consommateur n’a que des préférences de ressources. Cela signifie que le consommateur avec la priorité 1 se verra d’abord attribuer une ressource, puis le consommateur avec la priorité 2 se verra attribuer une ressource et ainsi de suite. En tant que gestionnaire de l’équipe, vous avez le droit d’attribuer le numéro de priorité à votre consommateur selon vos besoins.

Ressource réservée

Lorsque vous choisissez la priorité numéro 1, le champ ressource réservée s’affichera.  Vous n’avez pas besoin d’indiquer des préférences puisque ce consommateur dispose d’une ressource qui lui est réservée. À chaque fois que ce consommateur sera disponible, il se verra attribuer cette ressource réservée.  Par exemple, ici Business Center est une ressource réservée à ce consommateur de priorité 1.

Lorsque vous choisissez une priorité autre que 1 (numéro de priorité de 2 à 10), les champs de préférences de ressource s’affichent. Le consommateur se verra attribuer une ressource en fonction de ses préférences et de sa priorité. 

Dans la préférence des ressources, la combinaison ‘Ordre de préférentiel’ et ‘Nom de la ressource’ doit être unique.  C’est-à-dire que vous ne pouvez pas choisir le même nom de ressource plus d’une fois.  

Exemple Priorités et préférences 

Dans une clinique médicale, chaque médecin peut avoir une priorité 1 et donc une ressource réservée pour s’assurer qu’il travaille toujours dans le même bureau lorsqu’il est disponible pour travailler.

Une nutritionniste peut avoir la priorité 2 et donc aucune ressource réservée. Cette nutritionniste peut avoir les préférences définies comme suit:

Ordre de préférence des ressources 1 : Bureau C

Ordre de préférence des ressources 2 : Bureau D

Ordre de préférence des ressources 3 : Bureau A

Un psychologue peut avoir la priorité 3 avec les préférences suivantes:

Ordre de préférence des ressources 1 : Bureau D

Ordre de préférence des ressources 2 : Bureau B

Ordre de préférence des ressources 3 : Bureau C

Voici le résultat:

• Chaque fois que les médecins travailleront: ils travailleront dans leur bureau réservé.
• Chaque fois que la nutritionniste avec (niveau de priorité 2) travaille, elle travaillera dans le bureau C à moins que le bureau ne soit occupé par un médecin. Sinon, elle travaillera dans le bureau D et ainsi de suite.
• Chaque fois que le psychologue (niveau de priorité 3) travaillera, il travaillera dans le bureau D, sauf si ce bureau est utilisé par un médecin ou un nutritionniste. La nutritionniste a une priorité plus élevée que la psychologue, par conséquent, elle se verra d’abord attribuer un bureau.

Fractionnement d’événement

Lorsqu’un consommateur est disponible mais qu’il n’y a plus de ressource pour toute la durée de l’événement, le planificateur essaie d’adapter l’événement consommateur en le divisant en deux. En tant que gestionnaire de l’équipe, vous pouvez configurer l’heure de la journée où cette division peut avoir lieu. L’événement sera scindé en deux. Par exemple, avant l’heure du dîner et après l’heure du dîner (matin et après-midi). Le planificateur essaie uniquement de fractionner les événements des consommateurs qui peuvent être fractionnés. Le planificateur essaie de trouver du temps disponible pour les 2 moitiés de l’événement du consommateur.

Lorsque vous souhaitez autoriser le fractionnement d’événement pour un consommateur C’est-à-dire, par exemple, affecter un consommateur à une ressource le matin et à une autre ressource l’après-midi. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner le bouton radio Oui.  Ce fractionnement permet d’optimiser encore davantage l’utilisation de vos ressources en autant que ce consommateur puisse être attribué à 2 ressources différentes dans la même journée.

Si vous ne souhaitez pas autoriser le fractionnement d’événements pour un consommateur, vous pouvez sélectionner le bouton radio Aucune option dans Autoriser le fractionnement des événements.

Par exemple, dans une clinique médicale, vous pourriez choisir de ne pas fractionner les médecins mais de permettre le fractionnement de l’infirmière auxiliaire.

Affectation d’événement spécial

Un événement spécial est défini comme un événement que le gestionnaire de clientèle souhaite attribuer à un consommateur spécifique. Par exemple, vous pouvez attribuer un consommateur spécifique à un quart de nuit ou de week-end. Pour ce faire, le gestionnaire de clientèle ajoutera un événement Teamup en indiquant la date/l’heure et le consommateur au sous-calendrier de type événement spécial.

Condition

Les événements spéciaux nécessitent un abonnement Teamup Calendar Premium ou Enterprise. Veuillez consulter notre module d’événements spéciaux pour plus de détails.

Lorsque nous sélectionnons Oui dans l’affectation d’événement spécial autorisé, nous sommes en mesure d’attribuer le consommateur à des événements spéciaux. Le consommateur sera ajouté à la liste des consommateurs pouvant être affectés à des événements spéciaux.

Si vous ne souhaitez pas activer l’affectation du consommateur à des événements spéciaux, vous pouvez sélectionner le bouton radio Non dans Autoriser l’affectation d’événements spéciaux.

Type de calendrier

Le type de calendrier est un champ obligatoire lorsque vous ajoutez un consommateur. Le consommateur se verra attribuer un sous calendrier de type disponibilité ou de type non-disponibilité. Pour les consommateurs qui travaillent la plupart du temps, il peut être plus pratique de saisir les non-disponibilités dans leur sous-calendrier Teamup (par exemple, les jours où ils ne travaillent pas). Pour les consommateurs présents seulement quelques jours par semaine, ils préfèreront peut-être saisir leurs disponibilités (par exemple, les jours de présence au bureau).

Exemple

John ne travaille que le lundi. Il préfère saisir uniquement ses disponibilités dans son sous-calendrier Teamup. Le gestionnaire de l’équipe sélectionne alors Disponibilité comme Type de calendrier pour le consommateur John. Chaque fois que John entre dans un événement dans Teamup, Team2Book saura qu’il s’agit d’un événement de disponibilité et essaiera d’affecter John à une ressource. Aucune ressource ne sera attribuée à John s’il n’inscrit pas un événement dans son sous-calendrier Teamup.

Sarah travaille 4 jours par semaine. Il est plus pratique pour elle de saisir uniquement les jours où elle ne travaille pas dans son sous-calendrier Teamup. Par conséquent, le gestionnaire de l’équipe sélectionne Non-disponibilité comme Type de calendrier pour la consommatrice Sarah. Team2Book essaiera toujours d’attribuer une ressource à Sarah, sauf les jours où elle crée un événement (c’est-à-dire un événement de non-disponibilité) dans son sous-calendrier Teamup.

Les sous-calendriers Teamup sont regroupés par type de calendrier.

Couleur du calendrier

Dans le calendrier Teamup, chaque consommateur a une couleur. Vous pouvez attribuer des couleurs de sous-calendrier spécifiques à chaque consommateur. Il y a 48 options de COULEUR à attribuer à votre consommateur.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser les couleurs du sous-calendrier pour vous aider à regrouper les consommateurs.

Calendrier de présence au travail

Un calendrier de présence au travail ou calendrier de travail est un calendrier spécial utilisé principalement pour les consommateurs qui souhaitent savoir quand une ressource leur est assignée. Ensuite, le consommateur peut lier ce sous-calendrier Teamup à son logiciel de calendrier personnel.

Exemple

Steeve utilise Google Agenda pour ses activités personnelles et familiales. Steeve travaille 2 jours par semaine au bureau. Comme les autres membres de l’équipe, Steeve utilise Teamup Calendar pour entrer les jours où il travaille au bureau.

Steeve aimerait savoir, en consultant son agenda Google, les jours où il travaille.

Pour ce faire, le gestionnaire de l’équipe ajoute un calendrier de travail pour le consommateur Steeve. Un nouveau sous-calendrier Teamup sera créé et indiquera les jours où Steeve travaille au bureau. Steeve peut alors lier ce sous-calendrier de travail à son agenda Google personnel.

Flux iCalendar sortants

Pour afficher un sous-calendrier Teamup dans un autre logiciel de calendrier, voici les instructions:

Lorsque nous sélectionnons Oui pour inclure un calendrier de travail, le système nous invite à sélectionner les événements que nous voulons afficher sur le calendrier de travail.

Par défaut, le système nous permet d’afficher tous les événements, y compris l’événement spécial, sur le calendrier de travail. Nous pouvons personnaliser le type d’événement en fonction de nos besoins à inclure dans le calendrier de travail.

Par exemple, si Brown souhaite uniquement voir les jours attribuer à un événement spécial le sous-calendrier de travail (par exemple: les quarts de week-end, de nuit ou d’urgences), alors le gestionnaire de clientèle sélectionne Uniquement les événements spéciaux sous Événements à afficher sur le calendrier de travail.

Autorisations de sous-calendrier

Par défaut, chaque consommateur disposera d’une autorisation de modification sur son sous-calendrier de disponibilités/non-disponibilités et d’un accès en lecture seule à tous les autres sous-calendriers. Pour certaines grandes ou moyennes organisations, il peut être difficile de voir clairement tous les sous-calendriers des autres consommateurs. Pour d’autres organisations, une personne désignée entrera les disponibilités/non-disponibilités pour un groupe de consommateurs. Le gestionnaire de l’équipe peut modifier les autorisations de chaque sous-calendrier pour chaque consommateur.

Chaque consommateur a un accès limité (Non partagé (pas d’accès), lecture seulement, modification) aux sous-calendriers

Chaque consommateur a un sous-calendrier consommateur et un sous-calendrier consommateur peut appartenir à un consommateur. L’autorisation de sous-calendrier contient le nom et l’autorisation du sous-calendrier.

• Champ Nom du sous-calendrier : Nom du sous-calendrier.
• Champ Autorisation : les types d’autorisation disponibles sont Lecture seulement, Modifier et Non partagé.

Par défaut, toutes les ressources ont des autorisations en lecture seulement. Les gestionnaires de l’équipe peuvent avoir la permission de modifier le sous-calendrier. Les consommateurs peuvent uniquement lire ou visualiser les sous-calendriers, ils n’ont pas accès pour modifier les sous-calendrier.

Il y a un signe plus et moins sur le côté droit de l’autorisation du sous-calendrier.

Utilisez les boutons + et – pour respectivement ajouter et supprimer une autorisation de sous-calendrier.

Validation 

Avertissements

Les types d’autorisation disponibles sont Lecture seulement, Modifier et Non partagé. Habituellement, l’utilisateur a besoin d’un accès en lecture seulement aux sous-calendriers des ressources. En tant que gestionnaire de l’équipe, lorsque vous donnez une autorisation d’accès au consommateur, le système vous avertit si vous donnez une mauvaise autorisation disponible au consommateur.

Le sous-calendrier Gestionnaire->Fermetures peut avoir une permission en lecture seulement dans la permission du sous-calendrier, cependant si vous donnez la permission de modifier la ressource pour les fermetures, le système vous affichera un avertissement avec un message Une permission Modifier est donnée au Sous-calendrier de type business.

Si vous donnez à tort un accès non partagé à une ressource, le système affichera un message d’avertissement au-dessus des autorisations du sous-calendrier.

Les erreurs

Un consommateur ne peut pas avoir l’autorisation Modifier sur un sous-calendrier de type Ressource ou un sous-calendrier de type Présences au travail. 

Message de bienvenue

En utilisant cet attribut, vous pouvez envoyer un message de bienvenue par courriel à l’utilisateur. Le message contient le lien du calendrier du consommateur, les informations d’identification et un lien pour télécharger l’application mobile de Teamup.

L’exemple de message de bienvenue ci-dessous est envoyé au gestionnaire de l’équipe. En utilisant le lien, un gestionnaire de l’équipe peut commencer à gérer les données de l’équipe (préférences, consommateurs et ressources, etc.) dans Team2Book.

Notifications par courriel

En utilisant cet attribut, Team2Book enverra des notifications ou un rappel par courriel au consommateur.

Le système envoie une notification aux consommateurs donnés pour leur demander d’entrer leurs disponibilités/non-disponibilités pour la période suivante.

Le système envoie également une 2ème notification (c’est-à-dire un rappel) aux consommateurs pour leur demander de saisir leurs disponibilités/non-disponibilités pour la prochaine période.

Voici le message que le consommateur recevra lors de la réinitialisation de son mot de passe par le gestionnaire de l’équipe.

Un spectateur recevra un message de bienvenue similaire.

Un gestionnaire de l’équipe recevra des notifications supplémentaires concernant les problèmes de planification et leur résolution.

Opérations

Ajout d’un consommateur

Vous aurez besoin du nom et de l’adresse courriel du consommateur.

Étapes pour ajouter un consommateur;

1. Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau dans le tableau des consommateurs du tableau de bord client.

2. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter nouveau, une nouvelle page Ajouter un consommateur s’affiche.

Si vous n’avez aucun consommateur à ajouter au tableau des consommateurs, vous pouvez cliquer sur le bouton Retour au tableau de bord à tout moment pour revenir au tableau des consommateurs.

3. Vous pouvez spécifier le nom, le nom d’utilisateur, le courriel. Disons que nous voulons ajouter Ephrem Tamiru en tant que consommateur.

Vous pouvez remplacer le nom d’utilisateur comme vous le souhaitez, mais le système met automatiquement la première lettre du prénom et toutes les lettres du nom de famille avec un point entre les deux.

Pour l’attribut Lien de protection par mot de passe du calendrier, activons maintenant ceci pour protéger par mot de passe le lien d’accès au calendrier de l’utilisateur. 

Dans le rôle du consommateur, disons que le rôle de « Ephrem » est une infirmière. En tant que gestionnaire de clientèle, vous pouvez sélectionner et attribuer n’importe quel rôle à votre consommateur selon vos besoins en cliquant sur le menu Rôle du consommateur.

Pour l’attribut Priorité, lorsque nous voulons donner une priorité élevée, et si nous avons une ressource réservée, la priorité 1 doit être utilisée. Il s’agit de la priorité par défaut.  Pour notre exemple, supposons que nous avons le bureau numéro 9 comme ressource réservée. Lorsque nous sélectionnons la priorité numéro 1, si nous avons une ressource disponible dans la ressource réservée, la ressource s’affiche automatiquement dans le champ ressource réservée. 

Changeons la priorité en n’importe quel nombre entre 2 et 10. Ici, les champs préférences de ressource s’affichent automatiquement tel que illustrés ci-dessous.

En tant que gestionnaire de l’équipe, vous pouvez définir les priorités et les préférences des consommateurs.

Nous pouvons attribuer la ressource réservée à « Ephrem », ou nous pouvons définir des préférences de ressource lorsque la priorité est de 2 à 10. Par exemple, supposons que la priorité que nous voulons donner à « Ephrem » est la priorité numéro 2. Il s’agit donc d’une priorité sans ressource réservée. Dans ce cas, nous pouvons sélectionner la préférence de ressource pour ce consommateur. Nous avons un ordre de préférence des ressources de 1 à 10. Lorsque nous attribuons l’ordre de préférence des ressources 1, il s’agit de la ressource préférée de ce consommateur.  L’ordre de préférences 10 correspond au dernier choix pour ce consommateur (préférence la plus basse).  

La colonne de droite de l’attribut Préférence de ressource, il y a les ressources avec leur nom. Nous pouvons faire correspondre l’ordre de préférence avec la ressource dont nous disposons pour le consommateur. Nous pouvons sélectionner le nom de la ressource en cliquant sur l’onglet d’option dans le nom de la ressource.

Attribuons l’ordre de préférence des ressources 1 pour le bureau Office Dr Brown et l’ordre de préférence des ressources 2 pour le bureau Office Dr Adams et ainsi de suite tel qu’illustré ci-dessous.

En utilisant les options plus et moins sur le côté droit de la préférence de ressource, nous pouvons ajouter et supprimer une préférence de ressource.

Pour l’attribut Autoriser le fractionnement des événements, si nous voulons autoriser la division en 2 des événements pour ce consommateur (lorsque nécessaire), nous pouvons sélectionner le bouton radio Oui. Ceci autorise le planificateur à attribuer des ressources disponibles différentes à ce consommateur pour le matin et l’après-midi. 

Pour l’attribut Autoriser l’attribution d’événements spéciaux, si nous voulons que le consommateur puisse être attribué à un type d’événement spécial, nous pouvons sélectionner le bouton radio Oui. Pour notre exemple, nous voulons autoriser le fractionnement des événements du consommateur appelé “Netsanet”.  Nous désirons également pouvoir l’attribuer à des événements spéciaux. 

Pour l’attribut Type de calendrier, nous pouvons indiquer si ce consommateur entrera des disponibilités ou des non-disponibilités.  Certains consommateurs pourront plus rapidement fournir leurs disponibilités au lieu de fournir leurs non-disponibilités (ou vice versa). 

Ce-dessous, nous avons indiquer que le consommateur “Ephrem” entrera des disponibilités. Dans la couleur du calendrier, nous pouvons sélectionner n’importe quelle couleur pour le consommateur.

Chaque consommateur doit avoir un sous-calendrier de type consommateur. Attribuons une couleur de sous-calendrier # couleur d2b53b pour ‘Ephrem‘.

Dans le calendrier de travail, nous pouvons sélectionner Non si nous ne voulons pas inclure le calendrier de présences.

Nous pouvons également sélectionner Oui si nous voulons inclure le calendrier de travail, et nous devons alors sélectionner les événements à afficher dans le calendrier présences au travail. Par défaut, le système affichera tous les événements, y compris les événements spéciaux dans le calendrier de travail. Pour notre exemple, disons que nous voulons afficher tous les événements dans le calendrier de travail pour « Ephrem »

Pour l’attribut autorisations du sous-calendrier, nous pouvons ajuster les autorisations d’accès aux sous-calendrier pour ce consommateur. Par défaut, toutes les ressources ont des autorisations en lecture seulement. Habituellement, les consommateurs doivent avoir des autorisations en lecture seulement sur toutes les ressources. Dans l’illustration ci-dessous, nous voulons donner des autorisations en lecture seulement pour ‘Ephrem‘ pour chaque sous-calendrier.

Après cela, puisque nous voulons envoyer un message de bienvenue et autoriser les notifications par courriel à notre consommateur, nous sélectionnons le bouton radio Oui pour les deux.

4. Après vous être assuré que nous avons spécifié les informations détaillées au consommateur, cliquez sur le bouton Soumettre.

5. Le système vous ramènera au tableau des consommateurs.  Le consommateur est ajouté et le  message Nouveau consommateur ajouté avec succès est affiché.

6. Le consommateur recevra automatiquement un message de bienvenue par courriel avec le lien Teamup et les informations d’authentification.

7. Lorsqu’un gestionnaire de l’équipe déplace son pointer Lien calendrier, l’adresse (url) du lien d’accès du calendrier du consommateur apparaît dans le coin inférieur de certain navigateur.  Si le gestionnaire de l’équipe clique sur ce lien, une nouvelle fenêtre sera ouverte avec cette adresse. 

Une fois le consommateur ajouté, il apparaît dans Teamup Calendar.

Mettre à jour un consommateur

Étapes pour mettre à jour un consommateur;

1. Sélectionnez le consommateur que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur le bouton modifier / mettre à jour. Lorsque vous passez la souris sur l’extrémité droite du consommateur sélectionné et que le curseur se trouve sur le bouton modifier / mettre à jour, les informations de mise à jour s’affichent. 

2. Une nouvelle page apparaîtra après avoir cliqué sur le bouton de mise à jour,

3. Vous pouvez modifier ou mettre à jour les attributs du consommateur en fonction de vos besoins. Vous pouvez réinitialiser un mot de passe associé au consommateur en utilisant le lien Réinitialiser le mot de passe. 

Supposons que nous voulons modifier le type de calendrier du consommateur ” Ephrem”.

4. Après avoir modifié ou mis à jour les informations sur le consommateur, cliquez sur Soumettre

5. Le système vous ramènera à la table des consommateurs et vous obtiendrez un consommateur mis à jour avec un message Consommateur mis à jour.

6. Si les notifications sont activées, le consommateur recevra une notification lorsqu’il sera temps d’entrer ses non-disponibilités pour la prochaine période. 

Retrait / Suppression d’un consommateur

Étapes pour supprimer ou supprimer un consommateur:

1. Sélectionnez le consommateur que vous souhaitez supprimer ou supprimer et cliquez sur le bouton supprimer.  Lorsque vous passez la souris sur l’extrémité droite du consommateur sélectionné et que le curseur se trouve sur le bouton supprimer, les informations de suppression s’affichent.

2. Après avoir cliqué sur le bouton supprimer, une nouvelle page d’informations apparaîtra.

3. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer le consommateur sélectionné, vous pouvez cliquer sur le bouton Oui. Si vous n’êtes pas certain vous pouvez annuler en cliquant sur le bouton X dans la nouvelle page contextuelle et vous reviendrez à votre tableau de consommateurs.

4. Lorsque vous cliquez sur le bouton Oui, le système supprime automatiquement le consommateur dans la table des consommateurs. Vous reviendrez à la table de consommateurs avec un message Consommateur supprimé avec succès.

En tant que gestionnaire de l’équipe, vous pouvez désormais ajouter, mettre à jour et supprimer un consommateur, vous pouvez également regrouper des consommateurs selon vos besoins.