Module Détails du client

Présentations

Ce module est utilisé pour définir des détails spécifiques sur votre organisation (Nom, Fuseau horaire, Heures d’ouverture et de fermeture, etc.). C’est également là que vous pouvez activer certaines des fonctionnalités et options facultatives (événements spéciaux, sous-calendrier mixte, réservation de ressources, consommateurs liés, etc.). Enfin, dans ce module, vous définirez à quel moment (journées) les notifications sont envoyées et quand la planification pour la prochaine période est effectuée.

Dans cette rubrique, vous pourrez :

• modifier les informations sur votre entreprise.
• configurer quand les notifications sont envoyées
• configurer quand  planification est effectuée
• activer les événements spéciaux et d’autres options spéciales.

Voici comment accéder au menu Détails du client :

1. Connectez-vous à votre compte Client Manager Team2Book. 
2. Sur la page d’accueil de Team2 Book, onglet l’Espace Membres. 
3. Cliquez sur Tableau de bord client dans le menu Espace membres.

4. Cliquez sur Détails du client dans le menu de gauche.

Attributs du module détails du client

Le module Détails du client comprends: 

Nom de l’entreprise

Le nom de l’entreprise est un champ obligatoire dans le module Détails du client. Un nom commercial est le nom sous lequel une entreprise est connue.

Le nom de l’entreprise peut être modifié à tout moment. Le nom que vous entrez ici est également affiché dans l’interface utilisateur de Teamup.

Fuseau horaire et langue

Team2 Book permet aux clients de sélectionner leur fuseau horaire. Pour modifier le fuseau horaire en fonction de vos besoins, accédez aux détails de votre client > Fuseau horaire et sélectionnez votre fuseau horaire.

Le fuseau horaire modifié dans Team2Book est reflété dans Teamup.

Langue

Actuellement, Team2Book propose deux choix de langue pour les clients. Team2Book s’adapte aux modifications de votre mise en page lorsqu’un client passe de l’anglais au français, et vice versa.

Le changement de langue sera reflété dans l’interface utilisateur de Teamup.

Plan d’adhésion et statut

Cela répertorie votre plan d’adhésion et votre statut Team2Book.

Le statut d’adhésion est actif si un client a un plan d’adhésion en cours. Lorsqu’un paiement de renouvellement échoue ou si l’adhésion est annulée, le statut devient inactif. Un membre inactif peut réactiver un abonnement expiré à partir de la page “Mon compte”.

Un abonnement distinct à Teamup Calendar est nécessaire pour utiliser Team2Book. Vous pouvez obtenir plus de détails sur vos abonnements Team2Book et Teamup actuellement en vigueur  dans le module Abonnements du tableau de bord client.

Nombre de mois à planifier

Le nombre de mois à planifier fait référence au nombre de mois à planifier à la fois. Il s’agit du nombre de mois pendant lesquels les ressources seront affectées aux consommateurs.

Le nombre de mois à programmer peut être défini en saisissant un nombre manuellement ou en cliquant sur la flèche haut/bas.

La valeur initiale par défaut est 3 et la valeur maximale est 12.

Exemple

Si la date actuelle est en janvier et après le décalage du calendrier et que le « Nombre de mois à planifier » est de 3, le planificateur attribuera des ressources pour le mois de janvier (mois en cours), février et mars pour un total de 3 mois.

Décalage horaire

Le décalage horaire est le temps, en jours, que vous accordez à votre équipe pour entrer ses disponibilités ou ses non-disponibilités dans Teamup. Vous pouvez également utiliser ce temps pour attribuer des événements spéciaux. Le décalage horaire doit être après le « jour de notification de rappel ». Le plannificateur Team2Book commencera à affecter le dernier mois uniquement le jour après ce décalage.

Par exemple, étant donné la valeur suivante :

Nombre de mois à programmer : 3 

Décalage horaire : 7 

Jour de notification : 3 

Jour de notification de rappel : 5 

Mois en cours : janvier.

Résultats:

• Une notification sera envoyée aux consommateurs le 3 janvier pour leur demander de saisir leurs disponibilités ou non-disponibilités pour le mois de mars (c’est-à-dire le dernier mois des mois à atribuer).
• Un courriel de rappel sera envoyé aux consommateurs le 5 janvier pour saisir leurs disponibilités/non-disponibilités pour le mois de mars.
• Avant le 8 janvier (c’est-à-dire avant la fin du décalage horaire), le planificateur affecte les ressources aux consommateurs pour les mois de janvier et février. À partir du 8 janvier (c’est-à-dire le lendemain du décalage horaire), le planificateur Team2Book commencera à attribuer des ressources aux consommateurs pour les mois de janvier, février et mars.

Jour de notification

Chaque mois, des notifications sont transmises aux consommateurs.  Les notification alertent les consommateurs pour qu’ils remplissent leur sous-calendrier de disponibilités/non-disponibilités. La première notification est transmise à la journée spécifié par la valeur de l’attribut jour de notification.

Par défaut, le système enverra la notification le premier jour du mois.

Jour de notification de rappel

Team2Book enverra un rappel automatique aux consommateurs pour qu’ils saisissent leurs disponibilités ou non-disponibilités dans leur calendrier TeamUp pour le prochain mois à planifier.

Le courriel sera envoyé le jour indiqué par l’attribut Jour des notifications de rappel.

Par défaut, le système enverra le courriel de rappel, le 5e jour de chaque mois. Le courriel mentionne le nombre de jours restant pour saisir leurs disponibilités/non-disponibilités pour le prochain mois à planifier. 

Le nombre saisi doit être situé entre la valeur de l’attribut ‘jour de notification’ et ‘décalage horaire’.  Si ces règles ne sont pas respectées, vous verrez des erreurs lors de la soumission de votre formulaire.

Par exemple, si nous définissons le décalage horaire à 7, le jour de notification à 9 et le jour de notification de rappel à 5. Il y aura un problème.

Le jour de notification doit être antérieur au jour de notification de rappel et le jour de décalage horaire doit être postérieur au jour de notification et de notification de rappel.

Nombre de jours pour geler les événements de ressources

Si un changement de dernière minute est apporté à l’événement dans le planificateur, cela peut avoir un effet d’entraînement sur le calendrier de toute l’équipe. Cela peut signifier qu’un autre consommateur perd sa ressource assignée ou qu’une contrainte est violée.

L’attribut Nombre de jours pour geler les événements de ressources est utilisé pour empêcher les modifications de dernière minute. La valeur par défaut est 0. Si cette valeur est définie à 0, les modifications de dernière minute sont acceptées.

Si les gestionnaire d’équipe souhaitent autoriser les consommateurs à modifier leur calendrier à la dernière minute, un client peut définir la valeur à 0, et le planificateur acceptera un changement de dernière minute.

Une valeur du nombre de jours pour geler les événements de ressource autre que 0 empêchera les modifications de dernière minute. Par exemple, définir cette valeur à 7 empêchera toute modification à l’affectation des ressources pour les 7 prochains jours (à compter de la date d’aujourd’hui). Même si les consommateurs modifient leurs disponibilités ou leurs non-disponibilités pour les prochains jours, les affectations de ressources sont gelées pour les 7 prochains jours.

Dans Team2book, le nombre de jours à geler est simplement une période pendant laquelle vous ne pouvez apporter aucune modification à la planification.

Par exemple, si nous définissons le nombre de jours pour geler les événements de ressources à 5, et après avoir modifié la disponibilité d’un consommateur, exécutons le planificateur.

Les changements de dernière minute sont listés au bas de la section planificateur, mais les affectations de ressources ne changeront pas. Un courriel sera également envoyé au gestionnaire d’équipe. De cette façon, le gestionnaire d’équipe est informé des modifications souhaitées (et pourra prendre des mesures manuellement), mais l’affectation des ressources ne changera pas dans Teamup.

Réservation de ressources libres

Cette fonctionnalité est destinée à afficher toutes les ressources non utilisées afin qu’un consommateur puisse réserver une ressource spécifique à la dernière minute sans perturber l’affectation des ressources des autres membres de l’équipe. 

Par exemple, à la dernière minute, un consommateur peut voir qu’il y a des ressources libres disponibles demain et décider de réserver une ressource libre spécifique à la dernière minute pour venir faire de la paperasse.

Activez et enregistrez le formulaire pour afficher les ressources libres dans un sous-calendrier séparé et permettre aux consommateurs de réserver des ressources à l’aide de leur sous-calendrier de disponibilités/non-disponibilités.

Afficher les ressources libres

Pour afficher ces ressources libres, les utilisateurs n’ont qu’à cliquer sur le sous-calendrier Ressources libres.

Réservation de ressources libres

Normalement, le planificateur planifie les ressources disponibles en fonction de la priorité et des préférences du consommateur.

En activant l’attribut Ressources libres et réservations, vous permettez désormais aux consommateurs de réserver une ressource spécifique demeurée libre en utilisant leur sous-calendrier de disponibilités ou de non-disponibilités.

Pour réserver la ressource disponible :

1. Allez sur Teamup et cliquez sur le sous-calendrier Ressources libres pour voir quelles ressources sont libres pour un jour donné.             
2. Entrez un événement dans Teamup en utilisant votre sous-calendrier de disponibilités ou de non-disponibilités. Sélectionnez la ressource libre dans le champ personnalisé Ressource.

Activer le type de sous-calendrier mixte 

Par défaut, 2 types de sous-calendriers sont offerts dans Team2Book. Soit les sous-calendriers de type disponibilités et de non-disponibilités. Pour les consommateurs qui travaillent la plupart du temps, il peut être plus pratique de saisir les non-disponibilités dans leur sous-calendrier Teamup (par exemple, les jours où ils ne travaillent pas). Pour les consommateurs présents seulement quelques jours par semaine, il peut être plus pratique de saisir les disponibilités (par exemple, les jours de présence au bureau). Optionnellement, Team2Book offre un 3e type de sous-calendrier.  Soit un sous-calendrier de type mixte.  Dans un sous-calendrier de type mixte, les consommateurs peuvent saisir à la fois des événements de disponibilités et de non-disponibilités.

Lors de l’utilisation d’un sous-calendrier mixte, le consommateur devra spécifier le type d’événement chaque fois qu’il crée un événement. Il n’y a pas de disponibilité ou non-disponibilité implicite dans un sous-calendrier mixte. Puisque ceci nécessite une étape supplémentaire, nous vous recommandons d’attribuer un sous-calendrier mixte aux consommateurs qui ont vraiment besoin de renseigner à la fois des disponibilités ET des non-disponibilité. Par exemple, un médecin peut avoir besoin d’entrer d’abord une non-disponibilité pour les cliniques sans rendez-vous et une disponibilité pour un horaire de travail régulier.

Activez et enregistrez ceci pour permettre aux consommateurs d’entrer à la fois des événements de disponibilités et de non-disponibilités. Un sous-calendrier de type mixte accepte à la fois les événements de disponibilités et d’indisponibilités.

Lorsque nous activons le sous-calendrier de type mixte, un sous-calendrier distinct sera disponible sous la hiérarchie du calendrier Teamup.

Lorsque nous voulons affecter une ressource à un consommateur de sous-calendrier mixte, nous devons sélectionner le calendrier de disponibilité ou de non-disponibilité du consommateur dans le champ personnalisé Type d’événement.

Le crochet vert ou l’icône X vert sont affichés dans la description de l’événement. Cela aide à identifier rapidement le type d’événement à partir de la vue du calendrier Teamup.

Activer le ciblage des événements

La cible des événements peut être régulier ou spécial ou Tous (les deux) 

L’objectif du ciblage des événements est de permettre une flexibilité supplémentaire. Un consommateur peut saisir une disponibilité ou une non-disponibilité et indiquer que cet événement ne s’applique qu’aux événements réguliers, ou qu’aux événements spéciaux ou aux deux.

Par exemple, après une semaine de travail à l’hôpital, un médecin peut vouloir travailler à la clinique le lendemain mais préciser qu’il n’est disponible que pour un horaire de travail régulier et non-disponible pour les cliniques sans rendez-vous (événement spécial). À l’aide de l’événement cible, le médecin peut spécifier ce scénario.

Activez et enregistrez ceci pour permettre aux consommateurs de cibler leur disponibilité ou leurs non-disponibilités (réguliers ou spécial).

Lorsque nous sélectionnons Oui dans les événements autorisés Permettre de cibler les événements, cette fonction est maintenant activée.

Par exemple, vous pouvez affecter un consommateur spécifique à un quart de travail régulier ou spécial. Pour ce faire, le gestionnaire d’équipe active d’abord l’option Permettre de cibler les événements dans les détails du client.  Puis le gestionnaire d’équipe ou le consommateur ira à la vue du calendrier Teamup pour créer un événement. Le gestionnaire d’équipe ou le consommateur clique sur le champ personnalisé Cible de l’événement lorsqu’il crée un nouvel événement.  Finalement, il choisit Régulier, Spécial ou Tous.

Dans l’affichage du calendrier Teamup, le mot “Régulier” ou “Spécial” ou “Tous” sera maintenant affiché.

Remarque : Lorsque “Activer les événements de ciblage” est activé et que le champ personnalisé de l’événement cible est laissé vide, l’événement cible est implicite au choix Tous (c’est-à-dire spécial et régulier).

Activer les consommateurs liés

Les événements liés permettent d’affecter plusieurs consommateurs en même temps. Cette fonctionnalité est pratique pour certains scénarios.  Par exemple: supposons que le Consommateur A souhaite être affecté tous les lundis matins de 08h30 à 12h30 si et seulement si ses collègues Consommateurs B et C peuvent également être affectés.

Les conditions pour que les consommateurs liés se voient attribuer des ressources par le planificateur sont :

• Un événement lié est planifié si tous les consommateurs liés sont disponibles et qu’il y a suffisamment de ressources disponibles.
• Un consommateur avec priorité 1 et sous-calendrier de type non-disponibililté ne peut ni ajouter d’événements liés ni être lié par d’autres consommateurs. Cependant, un consommateur avec un sous-calendrier de type non-disponibilité et une priorité > 1 peut ajouter des événements liés.
• Un consommateur peut ajouter un maximum de deux événements liés le même jour. Chaque événement lié peut avoir différents consommateurs liés. Ainsi, un consommateur peut ajouter un événement lié le matin avec Consommateur B & C, et un autre événement lié l’après-midi avec différents consommateurs. Cependant, si ces événements liés se chevauchent, il n’y aura pas d’ajustement et cela pourrait entraîner des résultats inattendus.
• Si un consommateur prioritaire (priorité 1) avec un type de sous-calendrier de disponibilités ou mixte souhaite être relié par d’autres consommateurs à une heure précise, il ne doit pas ajouter d’événements de disponibilité à cette même heure.

Activez et enregistrez ceci pour permettre à un consommateur de lier d’autres consommateurs à son événement de disponibilité. Les ressources des consommateurs liés sont planifiées simultanément sur chaque événement lié.

Remarque : Les événements liés sont planifiés uniquement si chaque consommateur lié est disponible et s’il y a suffisamment de ressources disponibles.

Les événements liés sont programmés après les événements spéciaux et les événements réguliers avec priorité 1. Les événements liés sont programmés en fonction de la priorité du consommateur qui a créé l’événement lié..

Un seul des consommateurs liés doit créer l’événement lié. Pour ce faire, le consommateur initiateur utilisera le champ personnalisé “Consommateurs liés” lors de la création de l’événement.

Si tous les consommateurs liés sont disponibles le 2023/11/01 de 08h30 à 12h30 et qu’il y a suffisamment de ressources disponibles pour chaque consommateur lié, le planificateur attribuera des ressources aux trois consommateurs simultanément en fonction de leurs préférences de ressources ou de leur ressource réservée.

Consommateurs pouvant être affectés à des événements liés

Une fois les consommateurs liés activés, les consommateurs pouvant être affectés à des événements liés seront affichés dans le tableau de bord à la section détails du client. Les consommateurs choisis peuvent ajouter des événements liés dans leurs sous-calendriers de disponibilité/non-disponibilité. Utilisez les boutons + et – pour affecter et supprimer respectivement des consommateurs pouvant être affectés à des événements liés.

La seule différence avec les événements réguliers réside dans l’utilisation du champ personnalisé “Consommateurs liés”.

Événements spéciaux

Le menu événements spéciaux, situé dans le tableau de bord du client, offre une variété de fonctions spécifiques à la gestion de ces événements. En activant l’attribut événements spéciaux, le gestionnaire de clients peut affecter un consommateur à un quart de travail spécial comme le quart de nuit ou le quart de clinique d’urgence pour une clinique médicale. La fonction Événements spéciaux du tableau de bord du module détails du client permet aux gestionnaire d’équipe de créer des événements spéciaux et d’attribuer l’événement aux consommateurs.

À l’aide du menu Types d’événements spéciaux, les clients peuvent accéder à quatre onglets principaux : 1) Planifier des événements spéciaux les jours de fermeture, 2) Vérifier la disponibilité des consommateurs les jours de fermeture, 3) Mois supplémentaires pour programmer des événements spéciaux et 4) Consommateurs pouvant être affectés à des événements spéciaux.

Le sous-calendrier événements spéciaux est l’endroit où les gestionnaires d’équipe peuvent ajouter de nouveaux événements ou modifier ceux qui existent déjà. Les gestionnaires d’équipe trouveront également des options pour créer de nouveaux types d’événements spéciaux à la section types d’événements spéciaux du tableau de bord du client. Pour activer les événements spéciaux, activer l’attribut Événement spécial

L’attribut Planifiez des événements spéciaux les jours de fermeture vous permet de  programmer des événements spéciaux même les jours de fermeture.

En activant Vérifier la disponibilité des consommateurs les jours de fermetures, les gestionnaires d’équipe peuvent vérifier la disponibilité des consommateurs affectés à des événements spéciaux les jours de fermeture. Si cette option est désactivée, les gestionnaires ne recevront pas de notifications relatives aux consommateurs indisponibles affectés à des événements spéciaux les jours de fermeture.

À l’aide de l’option Consommateurs pouvant être affectés à des événements spéciaux, les clients peuvent ajouter/supprimer des consommateurs pouvant être affectés à des événements spéciaux. 

À l’aide de l’option Mois supplémentaires pour programmer des événements spéciaux, les clients peuvent spécifier le nombre de mois supplémentaires pour attribuer et planifier uniquement des événements spéciaux.

Pour en savoir plus sur le tableau de bord des événements spéciaux, veuillez consulter le module des événements spéciaux.

Jours de fermeture

Les jours de fermeture dans le module détails du client peuvent varier en fonction du type d’organisations. Généralement, le planificateur n’attribue pas de ressources aux consommateurs les jours fermés. Par conséquent, les consommateurs n’ont pas à spécifier leurs disponibilités ou leurs non-disponibilités les jours fermés. Les jours de fermeture habituels sont les week-ends.

Les gestionnaires d’équipe peuvent marquer en cliquant sur le jour de fermeture et sur Enregistrer. Par exemple, si un gestionnaire d’équipe souhaite arrêter la planification le week-end, il peut cliquer sur Samedi et dimanche, puis sur Enregistrer le formulaire. En fonction du jour de fermeture défini ici, le planificateur n’affectera pas de ressources aux événements régulier les week-ends.

La section Jours de fermeture du module détails du client permet à l’organisation de spécifier les jours de fermeture habituels. 

En plus des jours de fermeture habituels, le gestionnaire d’équipe peut ajouter des dates de fermeture spécifiques à l’aide du sous-calendrier Gestionnaire->Fermetures.

Heures d’ouverture et de fermeture

Une journée complète typique dans Team2Book implique le quart de travail suivant : de l’heure d’ouverture à l’heure de fermeture. Le planificateur Team2Book est configuré pour avoir une heure d’ouverture et de fermeture réglable. Généralement, les heures d’ouverture et de fermeture dépendent des heures d’ouverture particulières de l’organisation.  Lesgestionnaires d’équipe peuvent désigner des heures précises auxquelles ils seront ouverts et fermés. Un consommateur créant un événement “Toute la journée” dans Teamup sera considéré comme disponible ou non- disponible de l’heure de début à l’heure de fin.

De plus, chaque ressource peut avoir son propre ensemble d’heures d’ouverture et de fermeture. Par exemple, un laboratoire informatique peut n’être disponible que l’après-midi du mercredi, même si l’école est ouverte toute la journée.

Vous pouvez saisir l’heure directement ou utiliser les flèches haut et bas.

Heures du dîner

L’heure du dîner (ou déjeuner dans certains pays) de l’organisation est l’heure générale où nous partageons les quarts de travail du matin et de l’après-midi. Ce n’est pas l’heure du dîner variable de chaque consommateur.

L’heure du dîner est utilisée pour : 

• Le fractionnement d’événement. 
• La vérification des contraintes du matin ou de l’après-midi. 

Depuis le module consommateur du tableau de bord client, nous pouvons autoriser les événements, de chaque consommateur, à être fractionnés.

Lorsqu’il n’y a plus de ressource pour un événement consommateur donné un jour donné, le planificateur essaie d’adapter l’événement consommateur en le divisant en deux. En tant que gestionnaire d’équipe, vous pouvez configurer l’heure de séparation (c’est-à-dire l’heure du dîner). L’événement sera scindé en deux. c’est-à-dire avant l’heure du lunch et après l’heure du dîner (matin et après-midi). Le planificateur essaie uniquement de fractionner les événements consommateurs qui peuvent être fractionnés. Le planificateur essaie de trouver du temps disponible pour les 2 moitiés de l’événement consommateur.

Cependant, les clients peuvent varier les horaires de dîner pour mieux s’adapter à leurs horaires et besoins de consommation et de disponibilité des ressources.

Préférences de ressources des consommateurs par défaut

Les préférences de ressources des consommateurs par défaut seront utilisées comme préférence de ressources par défaut pour chaque nouveau consommateur ajouté par le gestionnaire d’équipe. Vous pouvez ajouter plus d’une préférence en utilisant le signe +.

En résumé

Le module détails du client du tableau de bord permet au gestionnaire d’équipe de consulter facilement les paramètres globaux actuels. Il affiche le nombre de mois à planifier, ainsi que le moment où la notification et la notification de rappel sont envoyées pour le mois suivant. Ce module permet au gestionnaire d’équipe d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités facultatives telles que le sous-calendrier mixte, le ciblage des événements, les consommateurs liés, la réservation des ressources libres et les événements spéciaux. Enfin, il a des jours hebdomadaires de fermeture, des heures d’ouverture et de fermeture, l’heure du dîner et les préférences de ressources des consommateurs par défaut qui peuvent être ajoutées par le gestionnaire d’équipe. 

Une fois que vous avez mis à jour les attributs du tableau de bord client, il est important de ne pas oublier d’enregistrer les modifications apportées en cliquant sur le bouton bleu “Enregistrer” en bas de la page, sinon vous ne verrez pas les modifications reflétées dans votre planification.