Voici le guide de l’utilisateur pour le module Catégorie de Ressources et le module Ressource du tableau de bord.  Il fournit les informations et les instructions nécessaires pour regrouper, ajouter, supprimer et mettre à jour les catégories de ressources et les ressources et contient des instructions étape par étape guidant les gestionnaires de la clientèle sur la façon d’utiliser ce module et plus encore.

En utilisant ce module, vous pourrez :

• Ajouter, mettre à jour et supprimer vos ressources.
• Assurer que les ressources disponibles sont disponibles pour soutenir vos consommateurs
• Tirer le meilleur parti de vos ressources disponibles.
• Regrouper vos ressources en catégories.

Catégorie de Ressources

Introduction

L’objectif de la catégorie de ressources est de regrouper et de catégoriser les ressources en fonction de vos besoins afin de vous assurer que vous tirez le meilleur parti des ressources disponibles. En tant que gestionnaire de clientèle, c’est à vous de décider comment catégoriser les ressources dont vous disposez, de déterminer les ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin et de décider comment les ressources sont regroupées dans vos catégories de ressources.

En fonction de vos catégories de ressources, vous pouvez attribuer la ressource disponible au consommateur cible. Par exemple, une clinique médicale aura 2 catégories de ressources : 1) Bureaux médicaux et 2) Postes de réception. Un consommateur de type Médecin ou Infirmier(ière) ne peut travailler (consommer) que dans un bureau médicaux.  Tandis qu’un(e) réceptionniste ne peut consommer qu’un poste de réception.

Les catégories de ressources constituent également un filtre dans le module de statistiques qui vous permet de filtrer les données statistiques de disponibilité des ressources. 

La hiérarchie des sous-calendriers Teamup comporte 3 sous-hérarchies, Consommateurs, Ressources et Gestionnaire. Dans la sous-hiérarchie des ressources, les ressources sont regroupées en fonction de la catégorie et chaque ressource a un sous-calendrier qui les consommateurs affectés à cette ressource. Par exemple, dans la figure ci-dessous, les ressources sont classées en tant que bureaux, et sous cette catégorie, il y a un certain nombre de bureaux, chaque bureau a un calendrier.

Voici comment rejoindre le module Catégorie de ressources : 

1. Connectez-vous à votre compte Client Manager Team2Book.
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.

3. Cliquez sur Tableau de bord client dans la partie gauche du menu Tableau de bord client.

4. Cliquez sur Catégories de ressources

Les attributs

Les catégories de ressources contiennent deux champs. Nom et description de la catégorie de ressource.

Nom

Il décrit un nom unique d’une catégorie de ressources et la longueur du nom de la catégorie de ressources doit être d’au moins 3 caractères. L’astérisque (*) devant le Nom indique que vous devez obligatoirement spécifier un nom pour votre catégorie de ressource.

Validation

Un message d’erreur s’affiche lorsque le nom de la longueur de caractères de la catégorie de ressources est inférieur à 3.  Par exemple, disons que le nom de la catégorie de ressources est « Ma ».

Et en cliquant sur le bouton Soumettre, un message de validation apparaît indiquant que la longueur d’un nom de catégorie de ressources doit être d’au moins 3.

La description

Le champ description fournit des informations supplémentaires sur la catégorie de ressource. Ce champ est est facultatif, vous pouvez ajouter des informations ou laisser l’espace vide.

Opérations

À l’aide du menu catégorie de ressources vous pouvez, en tant que gestionnaire de clientèle, ajouter, mettre à jour et supprimer une catégorie de ressources.

Ajout d’une catégorie de ressources

Étapes pour ajouter une catégorie de ressources:

1. Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau dans les catégories de ressources du tableau de bord client.

2. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter, une nouvelle page d’ajout de catégorie de ressource s’affiche.

Si vous n’avez aucune catégorie de ressources à ajouter dans le tableau des catégories de ressources, vous pouvez cliquer sur le bouton Retour au tableau de bord à tout moment pour revenir au tableau des catégories de ressources.

3. Selon votre catégorie de ressources, vous pouvez spécifier un nom unique et une description pour vos ressources. 

4. Après vous être assuré d’avoir spécifié le nom et la description de votre catégorie de ressources, cliquez sur le bouton Soumettre.

5. Le système vous ramènera au tableau des catégories de ressources et vous verrez votre nouvelle catégorie de ressources ajoutée avec un message Nouvelle catégorie de ressources ajoutée avec succès.

Mettre à jour une catégorie de ressources

Étapes pour mettre à jour une catégorie de ressources:

1. Sélectionnez la catégorie de ressources que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur le bouton modifier/mettre à jour. 

2. Une nouvelle page apparaîtra après avoir cliqué sur le bouton de mise à jour,

3. Vous pouvez modifier ou mettre à jour le nom de votre catégorie de ressources et la description de votre catégorie de ressources en fonction de vos besoins.

4. Après avoir mis à jour les informations de votre catégorie de ressources, cliquez sur Soumettre

5. Le système vous ramènera à la table des ressources et vous obtiendrez une catégorie de ressource mise à jour avec un message Catégorie de ressource mise à jour avec succès.

Retrait/suppression d’une catégorie de ressources

Conditions pour retirer ou supprimer une catégorie de ressource. 

• La catégorie de ressources dans le tableau des catégories de ressources doit être supérieure à 1.

Vous ne pouvez pas supprimer ou supprimer une catégorie de ressources, lorsque la catégorie de ressources est uniquement 1 dans le tableau des catégories de ressources. Il n’y a qu’une option de mise à jour dans l’onglet Action des catégories de ressources lorsque la catégorie de ressource est uniquement 1. Aucune option de suppression n’est alors disponible.

• Il ne devrait y avoir aucune ressource attribuée à cette catégorie. Si une catégorie de ressource n’a pas de ressource, elle peut être supprimée.

Les étapes pour retirer ou supprimer une catégorie de ressources:

1. Sélectionnez la catégorie de ressources que vous souhaitez supprimer ou supprimer et cliquez sur le bouton supprimer. Par exemple, supposons que nous voulions supprimer la catégorie de ressources de la deuxième ligne dans le tableau des catégories de ressources.

2. Après avoir cliqué sur le bouton supprimer, une nouvelle page d’informations apparaîtra.

3. Si vous êtes sûr de supprimer ou de supprimer la catégorie de ressources sélectionnée, vous pouvez cliquer sur le bouton Oui. Si vous n’êtes pas sûr de la ressource sélectionnée, vous pouvez annuler en cliquant sur le bouton x dans la nouvelle page contextuelle et vous reviendrez à votre tableau de ressources.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Oui, le système retire ou supprime automatiquement votre catégorie de ressources dans le tableau des catégories de ressources. Vous reviendrez au tableau des catégories de ressources avec un message Catégorie de ressource effacée.

Ressource

Introduction

L’objectif principal du module Ressource est de gérer les ressources qui peuvent être utilisées par les consommateurs. Les ressources peuvent être des bureaux, du matériel de laboratoire ou tout ce qui est nécessaire à la bonne gestion et à l’exécution d’une tâche. Par exemple, dans une entreprise médicale, il peut s’agir de bureaux, d’équipements de laboratoire et, dans une université, d’une salle de conférence pouvant être utilisée par les enseignants et les étudiants. Dans cette section, les entités de ressource sont décrits.

Voici comment rejoindre le menu ressource  :

1. Connectez-vous à votre compte Client Manager Team2Book
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.

3. Cliquez sur Ressource dans la partie gauche du menu Tableau de bord client.

Les attributs

Une ressource possède les attributs suivants : Nom, Catégorie, Statut, Réservé par, Couleur du calendrier, Heures d’ouverture et de fermeture.

Nom

Un nom unique pour chaque Ressource

Catégorie

Catégorie de la ressource. Une ressource doit appartenir à une catégorie de ressource. Une ressource ne peut être regroupée que sous une seule catégorie.

Statut

Une ressource peut être active ou inactive. Le planificateur affecte uniquement les consommateurs aux ressources actives.

Active

• Lorsque nous disons que l’état de la ressource est actif, ceci veut dire que cette ressource  est prête ou disponible afin d’être attribuée aux consommateurs par le planificateur.

Inactive

• Le statut de la ressource est inactif, cette ressource ne peut être attribuée à un consommateur.

Réservé par

• Si un consommateur priorité (c’est-à-dire la priorité 1) sur une ressource, elle sera affichée ici. Cet attribut indique que le planificateur affecte cette ressource au consommateur Réservé à chaque fois que le consommateur sera disponible. Pour modifier la valeur de cet attribut, veuillez consulter le module consommateur.

Couleur du calendrier

• Il existe 48 options de COULEUR pour affecter votre ressource. Chaque ressource a une couleur de sous-calendrier.

Heures d’ouverture et de fermeture

Heure d’ouverture et de fermeture Il s’agit de l’heure de disponibilité de la ressource pour chaque jour de la semaine. Lorsque le planificateur affecte une ressource à un consommateur, les heures d’ouverture et de fermeture de la ressource OU les heures d’ouverture et de fermeture du client (définies dans le module Détails du client) seront utilisées. Le planificateur choisit les heures les plus restrictives. Par défaut, les heures d’ouverture et de fermeture de la ressource et du client sont les mêmes. Par exemple, une petite entreprise peut avoir des heures d’ouverture et de fermeture de 9h à 17h, mais la salle de sport de cette entreprise peut être ouverte de 11h à 14h. Chaque fois que la ressource Gym est affectée à un consommateur, le planificateur n’affecte le consommateur disponible que de 11h à 14h.

Opérations

Ajouter une ressource

Étapes pour ajouter une catégorie de ressources:

1. Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau dans le tableau des ressources du tableau de bord client.

2. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter, une nouvelle page Ajouter une ressource apparaîtra.

Si vous n’avez aucune ressource à ajouter dans le tableau des ressources, vous pouvez cliquer sur le bouton Retour au tableau de bord pour revenir au tableau des ressources.

3. Vous pouvez spécifier un nom unique,  un statut et des heures d’ouverture et de fermeture pour votre ressource. Et vous pouvez attribuer une couleur de sous-calendrier à votre ressource. Cette couleur de sous-calendrier sera utilisée par Teamup pour cette ressource.

4. Après vous être assuré d’avoir spécifié le nom, le statut, la couleur du calendrier, la catégorie de ressource et l’heure d’ouverture et de fermeture de votre ressource, cliquez sur le bouton Soumettre.

5. Le système vous ramènera à la table des ressources et vous obtiendrez votre nouvelle catégorie de ressource ajoutée avec un message Nouvelle ressource ajoutée avec succès.

Mettre à jour une ressource

Étapes pour mettre à jour une ressource:

1. Sélectionnez la ressource que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur le bouton modifier / mettre à jour. Lorsque vous passez la souris sur l’extrémité droite de la ressource sélectionnée et que le curseur se trouve sur le bouton modifier / mettre à jour, les informations de mise à jour s’affichent.

2. Une nouvelle page apparaîtra après avoir cliqué sur le bouton de mise à jour,

3. Vous pouvez modifier le nom, le statut, la couleur du calendrier et l’heure d’ouverture et de fermeture de votre ressource en fonction de vos intérêts. Disons que nous mettons à jour le nom de la ressource et la couleur du calendrier de la ressource.

4. Après avoir mis à jour les informations de votre catégorie de ressources, cliquez sur Soumettre

5. Le système vous ramènera à la table des ressources et vous obtiendrez une ressource mise à jour avec un message Ressource mise à jour avec succès.

Supprimer une ressource

Conditions pour supprimer une ressource.

• La ressource dans la table des ressources doit être non réservée.

Les étapes pour retirer ou supprimer une ressource,

1. Sélectionnez la ressource que vous souhaitez supprimer ou supprimer et cliquez sur le bouton supprimer. Disons que nous voulons supprimer suivante dans la table des ressources.

2. Après avoir cliqué sur le bouton supprimer, une nouvelle page d’informations apparaîtra.

3. Si vous êtes sûr de supprimer ou de supprimer la ressource sélectionnée, vous pouvez cliquer sur le bouton Oui. Si vous n’êtes pas sûr de la ressource sélectionnée, vous pouvez annuler en cliquant sur le bouton X dans la nouvelle page contextuelle et vous reviendrez à votre tableau de ressources.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Oui, le système retire ou supprime automatiquement votre ressource dans la table des ressources. vous reviendrez à une table de catégories de ressources avec un message Ressource effacée.

Toutes les modifications apportées à partir du module de ressources seront reflétées dans le calendrier Teamup. Par exemple, si vous modifiez le nom d’une ressource à partir du module Ressource, le nom du sous-calendrier dans Teamup Calendar sera mis à jour en conséquence lors de la prochaine exécution du planificateur.