La gestion efficace d’une clinique médicale repose sur l’optimisation de toutes ses opérations. Les administrateurs doivent constamment trouver un équilibre entre la gestion des professionnels de la santé, la qualité des soins offerts et la satisfaction des patients.
Pour atteindre cet équilibre, une planification efficace des horaires est essentielle. Dans les petites cliniques médicales du Québec, la gestion des calendriers est généralement relativement simple.
Toutefois, les cliniques de plus grande taille nécessitent souvent l’intervention d’un coordonnateur des horaires afin de gérer la complexité des quarts de travail et l’attribution des bureaux selon diverses contraintes. Cependant, l’embauche d’une personne dédiée exclusivement à cette tâche n’est pas toujours réaliste en raison des coûts associés à ce poste.
C’est pourquoi de nombreuses cliniques se tournent vers des logiciels spécialisés qui permettent de réduire les erreurs tout en générant des économies importantes. Dans cet article, nous expliquons pourquoi votre clinique devrait intégrer l’application de planification Team2Book à ses opérations.
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Combien coûte la gestion des horaires?
Peu importe la taille ou les revenus de votre clinique, l’embauche d’un coordonnateur des horaires médicaux représente généralement un coût annuel d’au moins 60 000 $ CA.
Certaines cliniques tentent de réduire leurs dépenses en confiant cette responsabilité à un médecin, une infirmière ou un gestionnaire déjà chargé d’autres fonctions. Toutefois, considérer la gestion des horaires comme une tâche secondaire entraîne rapidement des problèmes : quarts non comblés, doubles réservations, conflits d’horaires et autres inefficacités.
Dans les petites cliniques, la coordination des horaires est souvent assurée par le gestionnaire de la clinique en plus de ses responsabilités habituelles. Un gestionnaire de clinique gagne en moyenne environ 80 000 $ CA par année.
Ces membres du personnel administratif accomplissent généralement les tâches suivantes :
- Attribuer équitablement les bureaux aux professionnels de la santé.
- Répartir les gardes, les quarts de nuit, les fins de semaine et les cliniques spéciales.
- Effectuer les ajustements nécessaires aux différents calendriers.
- Informer et rappeler aux professionnels leurs affectations et rendez-vous.
- Éviter les situations de sous-effectif ou de sureffectif.
- Assurer une couverture adéquate de tous les quarts.
- Produire des statistiques afin d’améliorer l’efficacité et la transparence des opérations.
Compte tenu de ces responsabilités, le coût d’un employé dédié à la gestion des horaires est souvent justifié. Toutefois, toutes les cliniques n’ont pas les moyens d’embaucher un expert dont la seule responsabilité est la planification.
La meilleure alternative consiste alors à tirer parti de la technologie. L’application Team2Book permet de réduire les coûts tout en améliorant l’efficacité organisationnelle.
Les avantages de l’intégration de Team2Book dans une clinique médicale
L’application Team2Book offre de nombreux avantages aux cliniques médicales. Son principal bénéfice demeure sans contredit la réduction des coûts.
Les grandes cliniques médicales du Québec qui consacrent au moins 60 000 $ CA par année à la coordination des horaires peuvent économiser jusqu’à 30 000 $ CA en intégrant Team2Book à leurs opérations. Dans les plus petites cliniques, les gestionnaires sont libérés d’une partie importante de leurs tâches administratives et peuvent se concentrer sur des responsabilités à plus forte valeur ajoutée.
Voici un exemple chiffré pour une clinique médicale de taille moyenne.
Voici d’autres avantages importants de Team2Book.
Réduction du temps consacré à la planification
La gestion des horaires d’une clinique demande beaucoup de temps, particulièrement lorsqu’elle est réalisée manuellement.
Les établissements qui utilisent Team2Book constatent généralement une réduction du temps consacré à la planification variant entre 30 % et 70 %, avec une moyenne d’environ 50 %.
Retarde l’embauche d’un coordonnateur des horaires
Les cliniques de taille moyenne et grande ne disposent pas toujours d’un coordonnateur dédié à la gestion des horaires. Cependant, à mesure que l’organisation grandit, la complexité des horaires augmente également.
L’implantation de Team2Book permet de repousser le moment où l’embauche d’un coordonnateur devient nécessaire. Dans certains cas, une clinique bien organisée peut fonctionner efficacement avec Team2Book jusqu’à ce que sa croissance justifie l’ajout d’une ressource dédiée.
Même lorsqu’une clinique dispose déjà d’un coordonnateur ou d’un gestionnaire, Team2Book réduit en moyenne de 50 % le travail manuel lié à la planification, selon les témoignages de nos clients.
Retarde les besoins d’agrandissement de la clinique
Avec la croissance d’une clinique vient souvent la nécessité d’agrandir les locaux ou de déménager vers un espace plus grand, ce qui représente des investissements considérables.
À première vue, les gestionnaires peuvent avoir l’impression que tous les bureaux sont déjà utilisés au maximum. Pourtant, Team2Book permet d’identifier facilement les plages horaires où certains espaces sont disponibles, une tâche difficile à réaliser manuellement.
Grâce à cette visibilité, les gestionnaires peuvent :
- Connaître la disponibilité des bureaux en temps réel.
- Suivre l’utilisation des locaux grâce à des statistiques précises.
- Réattribuer efficacement les espaces inoccupés.
- Maximiser l’utilisation globale des installations.
Augmente la productivité
Le rôle d’un gestionnaire ou d’un coordonnateur de clinique va bien au-delà de la gestion des calendriers.
Lorsque la planification est effectuée manuellement, une grande partie du temps administratif est absorbée par cette tâche. Team2Book automatise plusieurs processus et permet aux gestionnaires de se concentrer davantage sur l’amélioration de l’expérience patient, le soutien aux professionnels de la santé et le développement des services de la clinique.
Le résultat : une meilleure productivité et une augmentation potentielle des revenus.
Accessible partout grâce aux appareils mobiles
L’application Team2Book est accessible à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone mobile.
Les médecins, infirmières et autres professionnels peuvent consulter leur horaire en tout temps et en tout lieu.
L’application permet également la synchronisation avec les calendriers Apple et Google, fournit des mises à jour instantanées et affiche en toute transparence les gardes ainsi que l’occupation des bureaux.
Améliore la transparence et la satisfaction au travail
Même les gestionnaires les plus équitables peuvent inconsciemment introduire certains biais dans l’attribution des quarts de travail.
Team2Book réduit ce risque grâce à un suivi précis et transparent des affectations.
L’application diminue les conflits liés à la répartition des tâches, particulièrement pour les quarts de nuit, les gardes et les fins de semaine.
Grâce aux statistiques en temps réel, les professionnels peuvent consulter :
- Les possibilités d’échange de quarts.
- Le nombre de quarts moins populaires déjà effectués.
- La répartition globale des quarts.
- Les périodes d’indisponibilité des autres membres de l’équipe.
Cette transparence renforce la confiance et favorise un meilleur climat de travail.
Conclusion
L’embauche d’un coordonnateur des horaires ou d’un gestionnaire de clinique représente un investissement important, sans pour autant éliminer toutes les inefficacités liées à la gestion manuelle des calendriers.
L’intégration de Team2Book permet de réduire les coûts tout en améliorant l’efficacité opérationnelle. L’application diminue le temps consacré à la planification, retarde l’embauche de personnel dédié, reporte les besoins d’agrandissement, augmente la productivité, améliore l’accessibilité aux horaires et favorise un environnement de travail plus transparent et plus satisfaisant pour l’ensemble des professionnels.