Échanges de quarts de travail

Tableau de bord du consommateur : échanges de quarts de travail

Ce module vous fournira des instructions complètes sur la façon de tirer le meilleur parti du tableau de bord consommateur. Dans ce module, nous aborderons les sujets clés suivants :

• Activation du tableau de bord consommateur : découvrez comment activer le tableau de bord consommateur.
• Accès au tableau de bord consommateur : explorez les méthodes d’accès au tableau de bord du consommateur, soit directement à partir de la section « À propos » de l’interface utilisateur Teamup, soit en saisissant une URL spécifique.
• Envoi et réception d’une demande d’échange de quarts de travail : découvrez comment lancer et répondre efficacement aux demandes d’échange de quarts de travail.
• Accepter une demande d’échange de quart de travail en tant que consommateur : Familiarisez-vous avec les étapes à suivre pour accepter une demande d’échange de quart de travail, garantissant ainsi une transition transparente des responsabilités.
• Approbation par le gestionnaire d’une demande d’échange de quarts de travail : pour les gestionnaires, comprenez comment approuver une demande d’échange de quarts de travail et maintenir des niveaux de dotation optimaux.

Le tableau de bord consommateur est spécialement conçu et applicable pour gérer les échanges de quarts de travail liés à des événements spéciaux.

Activation du tableau de bord consommateur

Pour activer le tableau de bord consommateur et accéder à ses fonctionnalités pratiques, suivez ces étapes simples :

1. Étape 1 : Pour commencer, connectez-vous à votre compte Client Manager Team2Book en utilisant vos informations d’identification.
2. Étape 2 : Une fois connecté, vous arriverez ensuite à la page d’accueil de Team2Book.

3. Étape 3 : Pour accéder à la zone membres, sélectionnez-la d’abord parmi les options disponibles sur la page d’accueil.
4. Étape 4 : Dans le menu Tableau de bord client sur le côté gauche, localisez l’option « Détails du client ».

5. Étape 5 : Pour activer le tableau de bord du consommateur, déplacez d’abord la flèche vers le haut pour sélectionner « Activer le tableau de bord du consommateur », puis cliquez sur « Oui » dans les options du bouton radio.

Après avoir terminé ces étapes, cliquez sur « Enregistrer » et, par conséquent, vous activerez avec succès le tableau de bord du consommateur.

Accéder au tableau de bord du consommateur

Pour accéder au tableau de bord consommateur et découvrir ses fonctionnalités, vous disposez de trois options pratiques :

1 : Accès direct aux URL

1. Ouvrez votre navigateur Web.
2. Dans la section URL, tapez simplement l’adresse suivante : team2book.com/consumer-login 
3. Ce lien direct vous mènera immédiatement au tableau de bord consommateur, offrant un accès rapide et sans tracas.

4. Une fois sur place, vous serez invité à saisir votre clé d’activation, qui est le lien d’accès du calendrier qui vous a été envoyé lorsque vous avez été ajouté en tant que consommateur.

L’obtention de votre clé d’accès au tableau de bord consommateur est un processus simple.

• Tout d’abord, ouvrez votre boîte de réception e-mail.
• Ensuite, recherchez le message de bienvenue de Team2Book.
• Dans ce message, vous trouverez un lien vers le calendrier.
• Enfin, copiez ce lien d’accès de votre calendrier, et maintenant, collez simplement le lien d’accès dans le champ de clé d’accès fourni dans le tableau de bord du consommateur.

Option 2 : via l’interface utilisateur de Teamup

1. Accédez à Teamup en cliquant sur le lien d’accès à votre calendrier. Ce lien se trouve dans votre notification de bienvenue ou dans la notification de saisie de disponibilité.
2. Dans la section « À propos » de l’interface utilisateur Teamup, vous trouverez le « Tableau de bord des consommateur ».

3. Cliquez sur « Tableau de bord du consommateur ». Maintenant, entrez votre clé d’accès Teamup ou votre lien d’accès du calendrier qui vous a été fourni.

Option 3 : via le lien inclus dans la notification Échange de quart de travail

1. Si vous recevez une notification d’échange de quarts de travail, un lien vous sera fourni. Cliquez sur ce lien.

2. Selon le navigateur Web que vous utilisez, cliquer sur ce lien vous amènera soit directement à l’onglet Échange de quarts de travail sur le tableau de bord du consommateur, soit à la page de connexion du consommateur où vous devrez d’abord saisir votre clé d’accès au calendrier Teamup.

Attributs du tableau de bord consommateur

Actuellement, le tableau de bord du consommateur se compose de deux onglets principaux :

Onglet 1 : Détails du consommateur

Cet onglet offre des détails spécifiques sur le consommateur, notamment :

• Nom et rôle : tout d’abord, vous disposez du nom du consommateur et de son rôle désigné au sein de l’organisation.
• Type de calendrier : vous trouverez ensuite des informations relatives au type de calendrier utilisé.
• Informations sur les événements spéciaux : détails pertinents concernant les événements spéciaux.

Veuillez noter que les informations détaillées contenues dans cet attribut ne sont actuellement pas modifiables. Il est fourni uniquement à titre d’information.

Onglet 2 : Échanges de quarts de travail

Il s’agit de l’onglet principal du tableau de bord du consommateur, et il est divisé en deux sections principales :

Demander un échange de quarts de travail :

• Section du tableau « De » : dans la section du tableau « De », vous trouverez les horaires d’événements spéciaux du consommateur spécifique qui souhaite demander un échange de quarts de travail ou du consommateur qui accède actuellement au tableau de bord du consommateur.
• Section du tableau « À » : en revanche, la section du tableau « À » affiche tous les autres calendriers d’événements spéciaux des consommateurs, ce qui facilite l’identification des partenaires d’échange potentiels.

Liste des échanges de quarts :

Ce sous-attribut héberge la liste complète des demandes d’échange de quarts de travail envoyées et reçues. Dans cette section, les consommateurs ont la possibilité de :

• Approuver les demandes d’échange de quarts de travail reçues : les consommateurs peuvent approuver les demandes d’échange de quarts de travail qu’ils ont reçues, facilitant ainsi la transition transparente du quart de travail.
• Surveiller le statut d’approbation : en outre, ils peuvent surveiller le statut d’approbation des demandes d’échange de quarts de travail reçues de la part des gestionnaires d’équipe garantissant ainsi une communication et une coordination claires.

Comment envoyer une demande d’échange de quarts de travail

Pour lancer une demande d’échange de quarts de travail via le tableau de bord consommateur, suivez ces étapes simples :

1. Étape 1 : Connectez-vous à votre tableau de bord consommateur en utilisant l’une des méthodes d’accès décrites précédemment.
2. Étape 2 : Dans le tableau de bord du consommateur, recherchez et cliquez sur l’onglet « Échanges de quarts de travail ».
3. Étape 3 : Dans la section du tableau « De », identifiez et sélectionnez le quart de travail que vous souhaitez échanger. Cliquez sur le quart de travail, lorsque sélectionné il sera marqué en vert.
4. Étape 4 : Accédez à la section du tableau « À », qui contient une liste de tous les horaires des consommateurs. Ici, sélectionnez le membre de l’équipe avec laquelle vous préférez échanger.
5. Étape 5 : Cliquez sur le quart de travail que vous préférez dans la section du tableau “À”.
6. Étape 6 : Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur le bouton « Soumettre » pour envoyer votre demande d’échange de quarts de travail.

Par exemple, disons qu’E. Tamiru souhaite demander un échange de quart de travail. Il désire échanger son quart d’urgence du 15 septembre 2023 contre un quart d’urgence du 3 octobre 2023. Dans ce cas:

• E. Tamiru irait dans la section du tableau « De » et sélectionnerait l’équipe d’urgence du 13 septembre 2023.
• Dans la section du tableau « À », il rechercherait un partenaire avec un événement spécial avec lequel il pourrait échanger. Il constate par exemple que M. Mesele est disponible le 5 octobre 2023.
• E. Tamiru choisit M. Mesele comme partenaire d’échange.
• Après avoir confirmé ses sélections, E. Tamiru clique sur « Soumettre ».

Une fois la demande d’échange de quart soumise, elle sera envoyée à M. Mesele. Les gestionnaires d’équipe recevront une notification par courrier électronique lorsque M. Melese acceptera la demande d’échange de quart de travail, garantissant ainsi une communication et une coordination efficaces.

En outre, dans le tableau de bord du consommateur, la fonctionnalité « Échanges de quarts de travail » permet aux consommateurs de surveiller facilement l’état de leurs demandes d’échange de quarts de travail envoyées. Voyons maintenant comment cela fonctionne :

Commencez par l’étape 1 en accédant au tableau de bord du consommateur, comme nous l’avons évoqué précédemment.

Passez à l’étape 2, où vous devez localiser la section « Liste des échanges de quarts de travail ».

• Dans cet exemple, nous avons E. Tamiru, qui a envoyé une demande d’échange de quarts de travail. Par la suite, vous retrouverez la demande de E. Tamiru sous la liste « Envoyés ». Actuellement, le statut d’approbation de cette demande est en attente de l’approbation de M. Melese et du gestionnaire d’équipe.  

Pour l’étape 3, examinons le processus de notification :

• Si le consommateur (dans cet exemple, M. Mesele) est disposé et en mesure d’échanger le quart de travail, il a la possibilité d’approuver la demande. 
• Lorsque le consommateur (M. Mesele) approuve la demande d’échange de quarts de travail, le gestionnaire d’équipe recevra une notification concernant cette approbation.
• Il est important de noter que la demande d’échange de quarts de travail n’est effective que lorsque le gestionnaire d’équipe approuve la demande. L’approbation du gestionnaire garantit que l’échange de quarts de travail correspond aux exigences organisationnelles et aux besoins en personnel.

Ce processus d’approbation en deux étapes, impliquant à la fois le consommateur et le responsable client, contribue à maintenir la clarté et la responsabilité dans le processus d’échange de quarts de travail, garantissant que les quarts de travail ne sont échangés que lorsqu’ils sont approuvés par les parties appropriées.

Comment un consommateur peut accepter la demande de changement

Accepter une demande d’échange de quarts de travail est un processus simple dans le tableau de bord du consommateur.

Voici comment procéder :

1. Étape 1 : Commencez par accéder à votre tableau de bord consommateur en utilisant l’une des méthodes que nous avons fournies précédemment. Alternativement, si vous avez reçu une notification par courriel concernant une demande d’échange de quart de travail, vous pouvez simplement cliquer sur le lien fourni dans le courriel, qui vous dirigera vers votre tableau de bord consommateur.

2. Étape 2 : Dans le tableau de bord du consommateur, recherchez et cliquez sur l’onglet « Échanges de quarts de travail ». Ensuite,
3. Étape 3 : Accédez à la section « Liste des échanges de quarts de travail » et cliquez sur l’onglet « Reçu ». Vous trouverez ici les demandes d’échange de quarts de travail qui vous ont été envoyées.
4. Étape 4 : Pour accepter une demande d’échange de quart de travail reçue, il suffit de cliquer sur le crochet vert associé à la demande. Cette action signifie votre approbation et votre volonté de procéder à l’échange de quart de travail.

5. Étape 5 : Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez refuser la demande d’échange de quarts de travail, vous pouvez le faire en cliquant sur « x » rouge. Cela indique que vous n’êtes pas intéressé par l’échange du quart proposé.
6. Étape 6 : Après votre approbation, le gestionnaire d’équipe sera ensuite informé de votre approbation et pourra donner à son tour son approbation.

Ce processus systématique non seulement garantit, mais facilite également une communication et une coordination claires et transparentes lors de l’acceptation ou du refus des demandes d’échange de quarts de travail. Par conséquent, cette approche contribue de manière significative à l’efficacité globale de la planification et la gestion efficace des quarts de travail défavorables.

Comment le gestionnaire d’équipe peut approuver une demande d’échange de quarts de travail.

En tant que gestionnaire d’équipe dans notre système de planification, vous jouez non seulement un rôle central dans la supervision, mais, plus important encore, dans l’approbation des demandes d’échange de quarts de travail initiées par les consommateurs.

Vous serez averti si un échange de quarts de travail est en attente de votre approbation.

Voici maintenant un guide étape par étape sur la façon dont vous pouvez approuver ces demandes :

Utilisation de vos informations d’identification de gestionnaire d’équipe

1. Pour commencer, connectez-vous à votre compte gestionnaire d’équipee à l’aide des informations d’identification que vous avez reçus.
2. Après vous être connecté avec succès, vous pouvez accéder facilement tableau de bord du client de la section « Espace membres ».
3. De plus, dans le tableau de bord client, sélectionnez l’onglet « Avancé ».
4. Par la suite, passez à la section « Échanges de quarts de travail », qui affiche toutes les demandes d’échange de quarts en attente.
5. Choisissez la demande d’échange de quarts de travail spécifique que vous souhaitez approuver.

6. Cliquez sur le  « crochet » vert associé à la demande pour l’approuver.

7. Si, pour une raison quelconque, vous devez refuser la demande d’échange de quarts de travail, vous pouvez le faire en cliquant sur le « x » rouge. Cela indique que vous ne souhaitez pas approuver l’échange.

En adhérant avec diligence à cette approche systématique, non seulement vous pouvez approuver ou refuser efficacement et rapidement les demandes d’échange de quarts de travail, mais vous pouvez également vous assurer que le processus de planification s’aligne parfaitement sur les besoins spécifiques et les exigences spécifiques de votre organisation.